Confirming Letter (Bestätigungsbrief)

Een Confirming Letter, vaak aangeduid als Bestätigungsbrief, is een officieel schrijven van een Duitse registerrechtbank, kamer of notaris, waarmee aan een buitenlandse autoriteit wordt bevestigd dat een bepaalde inschrijving – zoals het bestaan van een GmbH, het huidige bestuur of de statuten – correct is geregistreerd in het handels- of verenigingsregister. De Bestätigungsbrief dient in grensoverschrijdend rechts- en handelsverkeer als aanvullend bewijs van echtheid, wanneer een eenvoudig uittreksel uit het register niet volstaat of een apostille of legalisatie expliciet wordt vereist. Vooral bij internationale bedrijfsoprichtingen, bank-compliance, aanbestedingen of visumaanvragen vragen autoriteiten vaak om een Confirming Letter om de authenticiteit van Duitse documenten te verifiëren. Het document wordt rechtstreeks aangevraagd bij de bevoegde registerrechtbank; het bevat een dossiernummer, datum, officiële stempel en handtekening. In de puur Duitse handelsregisterprocedure speelt de term nauwelijks een rol, terwijl in het verenigingsregister de zogenaamde Bestätigungsvermerk als tegenhanger bestaat. Door de combinatie van bevestigingsbrief, beëdigde vertaling en apostille voldoen bedrijven aan alle formele eisen voor een veilige internationale documentuitwisseling.