Confirming Letter (Bestätigungsbrief)

Et Confirming Letter, ofte kaldet Bestätigungsbrief, er et officielt brev fra en tysk registerdomstol, kammer eller notar, der bekræfter over for en udenlandsk myndighed, at en bestemt indførsel – såsom eksistensen af et GmbH, den nuværende ledelse eller vedtægterne – er korrekt registreret i handels- eller foreningsregisteret. Bestätigungsbrief tjener som yderligere bevis på ægthed i grænseoverskridende rets- og forretningsforhold, når et simpelt registerudtræk ikke er tilstrækkeligt, eller en apostille eller legalisering eksplicit kræves. Især ved internationale virksomhedsetableringer, bank-compliance, udbud eller visumansøgninger kræver myndigheder ofte et Confirming Letter for at verificere ægtheden af tyske dokumenter. Dokumentet ansøges direkte hos den relevante registerdomstol; det indeholder sagsnummer, dato, officiel stempel og underskrift. I den rent tyske handelsregisterprocedure spiller begrebet næppe en rolle, men i foreningsregisteret eksisterer det såkaldte Bestätigungsvermerk som pendant. Ved at kombinere bekræftelsesbrev, bekræftet oversættelse og apostille opfylder virksomheder alle formelle krav for en sikker international dokumentudveksling.