Confirming Letter (Bestätigungsbrief)

Ein Confirming Letter, häufig als Bestätigungsbrief bezeichnet, ist ein amtliches Schreiben eines deutschen Registergerichts, der Kammer oder eines Notars, mit dem gegenüber einer ausländischen Behörde bestätigt wird, dass eine bestimmte Eintragung – etwa die Existenz einer GmbH, die aktuelle Geschäftsführung oder die Satzung – im Handels- oder Vereinsregister ordnungsgemäß registriert ist. Der Bestätigungsbrief dient im grenzüberschreitenden Rechts- und Geschäftsverkehr als zusätzlicher Echtheitsnachweis, wenn der einfache Registerauszug nicht ausreicht oder eine Apostille bzw. Legalisation explizit verlangt wird. Besonders bei internationalen Unternehmensgründungen, Banken-Compliance, Ausschreibungen oder Visa-Anträgen fordern Behörden häufig einen Confirming Letter, um die Authentizität deutscher Urkunden zu verifizieren. Beantragt wird das Dokument direkt beim zuständigen Registergericht; es enthält Aktenzeichen, Datum, offiziellen Stempel und Unterschrift. Im rein deutschen Handelsregisterverfahren spielt der Begriff kaum eine Rolle, im Vereinsregister hingegen existiert der sogenannte Bestätigungsvermerk als Pendant. Durch die Kombination aus Bestätigungsschreiben, beglaubigter Übersetzung und Apostille erfüllen Unternehmen sämtliche formellen Anforderungen für einen sicheren internationalen Dokumentenverkehr.