Confirming Letter (Bestätigungsbrief)

Confirming Letter, usein Bestätigungsbrief, on saksalaisen rekisterituomioistuimen, kauppakamarin tai notaarin virallinen kirje, jolla vahvistetaan ulkomaiselle viranomaiselle, että tietty merkintä – kuten GmbH:n olemassaolo, nykyinen johto tai yhtiöjärjestys – on asianmukaisesti rekisteröity kauppa- tai yhdistysrekisteriin. Bestätigungsbrief toimii rajat ylittävässä oikeus- ja liiketoiminnassa lisäaitouden todisteena, kun yksinkertainen rekisteriote ei riitä tai kun apostille tai laillistaminen vaaditaan erikseen. Erityisesti kansainvälisissä yritysten perustamisissa, pankkien compliance-prosesseissa, tarjouskilpailuissa tai viisumihakemuksissa viranomaiset vaativat usein Confirming Letterin saksalaisten asiakirjojen aitouden varmistamiseksi. Asiakirja haetaan suoraan asianomaiselta rekisterituomioistuimelta; se sisältää asiakirjanumeron, päivämäärän, virallisen leiman ja allekirjoituksen. Pelkästään saksalaisessa kaupparekisterimenettelyssä termillä on vain vähän merkitystä, mutta yhdistysrekisterissä on olemassa niin sanottu Bestätigungsvermerk vastineena. Yhdistämällä vahvistuskirje, oikeaksi todistettu käännös ja apostille yritykset täyttävät kaikki muodolliset vaatimukset turvalliselle kansainväliselle asiakirjaliikenteelle.