Due Diligence mit Handelsregisterdaten: Wie du ein Zielunternehmen systematisch durchleuchtest – bevor du investierst, kaufst oder kooperierst

Ob Unternehmenskauf, Beteiligung, Joint Venture oder strategische Partnerschaft – wer eine fundierte Entscheidung treffen will, braucht belastbare Informationen über das Gegenüber. Due Diligence ist der Prozess, der genau das liefert. Und in Deutschland beginnt jede seriöse Unternehmensprüfung an derselben Stelle: dem Handelsregister.

Dieser Artikel zeigt dir Schritt für Schritt, wie du öffentlich zugängliche Daten aus Handelsregister, Bundesanzeiger und ergänzenden Quellen nutzt, um ein Zielunternehmen systematisch zu bewerten – von der rechtlichen Identität über die Finanzkennzahlen bis zur Eigentümerstruktur. Am Ende weißt du, welche Datenpunkte wirklich zählen, wo die typischen Fallstricke liegen und wie du den gesamten Prozess automatisierst.

Was Due Diligence tatsächlich leisten muss

Due Diligence wird gerne auf „mal eben die Firma googeln" reduziert. In der Realität ist sie eine strukturierte Risikoanalyse mit dem Ziel, Informationsasymmetrien zwischen den Parteien abzubauen. Das bedeutet: Du willst herausfinden, was der Verkäufer, Partner oder Geschäftspartner weiß – und du noch nicht.

Der Prozess umfasst typischerweise mehrere Dimensionen:

Die Legal Due Diligence prüft die rechtliche Existenz, Vertretungsbefugnisse, Haftungsrisiken und laufende Verfahren. Die Financial Due Diligence analysiert Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage anhand von Jahresabschlüssen und Kennzahlen. Die Commercial Due Diligence betrachtet Marktposition, Geschäftsmodell und Wettbewerbsumfeld. Und die Compliance Due Diligence prüft auf Sanktionslistentreffer, Insolvenzverfahren und regulatorische Risiken.

Die gute Nachricht: Für die ersten drei Dimensionen liefern öffentlich zugängliche deutsche Registerdaten bereits eine überraschend belastbare Grundlage – wenn man weiß, wo man suchen und wie man die Informationen lesen muss.

Schritt 1: Rechtliche Identität und Status verifizieren

Bevor du in Bilanzen oder Verträge einsteigst, kläre die Grundfragen: Existiert das Unternehmen? Ist es aktiv? Stimmen die Angaben, die dir vorliegen?

Das Handelsregister liefert dafür den amtlichen Datensatz – und zwar rechtssicher. Die folgenden Datenpunkte sind dein Ausgangspunkt:

Firmenname und Registernummer (HRA/HRB): Der exakte Name laut Register ist rechtlich maßgeblich. Schon kleine Abweichungen – etwa „GmbH" vs. „Gesellschaft mit beschränkter Haftung" oder ein fehlender Zusatz – können auf Probleme hinweisen. Die HRB-Nummer ist der eindeutige Identifikator und sollte in allen Dokumenten konsistent auftauchen.

Rechtsform: GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG, KG, OHG – die Rechtsform bestimmt nicht nur die Haftungsverhältnisse, sondern auch, welche Registerinformationen vorliegen. Bei einer GmbH findest du z. B. das Stammkapital und die Gesellschafterliste, bei einer AG die Satzung und Vorstandsmitglieder.

Sitz und Geschäftsanschrift: Der im Register eingetragene Sitz bestimmt die Gerichtszuständigkeit. Stimmt der Sitz mit der Geschäftsanschrift überein? Gibt es häufige Sitzverlegungen? Mehrfache Sitzwechsel in kurzer Zeit können auf instabile Strukturen hindeuten.

Status: Ist das Unternehmen aktiv, in Liquidation, oder bereits gelöscht? Ein Unternehmen „in Liquidation" hat einen grundlegend anderen Charakter als ein operativ tätiges.

Gründungs- bzw. Eintragungsdatum: Wie lange existiert das Unternehmen? Ein 2024 gegründetes Unternehmen mit behaupteten 15 Jahren Markterfahrung ist ein offensichtliches Warnsignal. Aber auch ein sehr altes Gründungsdatum schützt nicht vor Problemen – entscheidend ist die Gesamtbetrachtung.

Praxisbeispiel

Du verhandelst mit der „Mustermann Consulting GmbH" über eine Beteiligung. Der Geschäftsführer nennt dir HRB 234567 beim AG München. Ein schneller Abgleich zeigt: Die Firma ist tatsächlich eingetragen, aber als „Mustermann Consulting UG (haftungsbeschränkt)" – nicht als GmbH. Das Stammkapital beträgt 500 Euro statt der kommunizierten 25.000 Euro. Ein relevanter Unterschied, der ohne Registerprüfung unentdeckt geblieben wäre.

So geht's mit handelsregister.ai

Über den Explorer kannst du das Unternehmen direkt suchen und bekommst Name, Rechtsform, Registernummer, Sitz, Status und Eintragungsdatum auf einen Blick. Per API liefert der Endpoint /v1/fetch-organization denselben Datensatz strukturiert als JSON – ideal, wenn du mehrere Zielunternehmen parallel prüfst.

Schritt 2: Geschäftsführung und Vertretungsbefugnisse prüfen

Wer führt das Unternehmen? Wer darf rechtsverbindlich handeln? Und: Stimmen die Angaben mit dem überein, was dir dein Verhandlungspartner erzählt?

Das Handelsregister listet die aktuellen Geschäftsführer (bei GmbH), Vorstände (bei AG) und Prokuristen mit vollständigem Namen, Geburtsdatum und oft auch Wohnort. Zusätzlich ist die Art der Vertretungsbefugnis vermerkt: einzelvertretungsberechtigt, gemeinschaftlich mit einem weiteren Geschäftsführer, oder mit Einschränkungen.

Darauf solltest du achten:

Wer sitzt am Verhandlungstisch? Wenn jemand als „Geschäftsführer" auftritt, das Register aber eine andere Person nennt, ist das ein ernstes Problem. Verträge, die von nicht vertretungsberechtigten Personen unterschrieben werden, können anfechtbar sein.

Häufige Wechsel in der Geschäftsführung: Ein Geschäftsführerwechsel alle 12 Monate über die letzten fünf Jahre deutet auf interne Konflikte, Gesellschafterstreitigkeiten oder grundlegende strategische Unsicherheit hin.

Vertretungsbeschränkungen: Ist der Geschäftsführer nur gemeinschaftlich mit einem weiteren GF vertretungsberechtigt, braucht ein Vertragsschluss beide Unterschriften. Das wird in der Praxis oft übersehen.

Personalunion und Interessenkonflikte: Ist dieselbe Person Geschäftsführer bei Zielunternehmen und Käufergesellschaft? Taucht ein GF gleichzeitig als Geschäftsführer bei einem direkten Wettbewerber auf?

Ehemalige Geschäftsführer und Vorstände sind ebenfalls wertvoll – sie zeigen die organisatorische Kontinuität (oder eben deren Fehlen).

So geht's mit handelsregister.ai

Der API-Endpoint für Personen liefert aktuelle und auf Wunsch ehemalige Geschäftsführer, Vorstände und Prokuristen mit Namen, Rollen und Vertretungsbefugnissen. Im Explorer werden alle Personen samt Funktion übersichtlich dargestellt.

Schritt 3: Eigentümerstruktur durchleuchten

Wem gehört das Unternehmen tatsächlich? Diese Frage ist bei jeder Due Diligence zentral – und häufig schwieriger zu beantworten, als man denkt.

Bei einer GmbH ist die im Handelsregister hinterlegte Gesellschafterliste die primäre Quelle. Sie nennt alle Gesellschafter mit Name, Geburtsdatum (bei natürlichen Personen), Sitz (bei juristischen Personen), Nennbeträge der Geschäftsanteile und die laufenden Nummern der Anteile.

Darauf solltest du achten:

Mehrheiten und Sperrminoritäten: Wer hält mehr als 50 %? Wer hat eine Sperrminorität (typischerweise ab 25 %)? Diese Schwellen bestimmen, wer Entscheidungen treffen – oder blockieren – kann.

Verschachtelte Beteiligungen: Gehört die Ziel-GmbH einer Holding-GmbH, die wiederum einer UG gehört, die einem Trust auf den Cayman Islands gehört? Bei mehrstufigen Beteiligungsketten solltest du die Eigentümerstruktur bis zur natürlichen Person nachverfolgen. Das ist auch regulatorisch relevant (UBO-Ermittlung nach GwG).

Aktualität der Gesellschafterliste: Die Gesellschafterliste im Handelsregister wird nur bei Veränderungen aktualisiert. Das Datum der letzten Einreichung zeigt, wie aktuell die Informationen sind. Eine Liste von 2018 bedeutet: Seitdem hat sich entweder nichts verändert – oder niemand hat die Änderungen eingereicht.

Treuhandverhältnisse: Treuhandschaften sind aus der Gesellschafterliste nicht erkennbar. Wenn ein einzelner Gesellschafter 100 % hält, kann trotzdem ein stiller Treugeber dahinterstehen. Hier stößt die reine Registeranalyse an Grenzen – ein Hinweis darauf, dass die Register-Due-Diligence ergänzt, aber nicht ersetzt werden sollte.

So geht's mit handelsregister.ai

Du kannst die Gesellschafterliste sowohl als strukturiertes JSON (über den Shareholders-Endpoint) als auch als offizielles PDF-Dokument (über den Document-Download) abrufen. Für mehrstufige Strukturen lässt sich die Kette programmatisch verfolgen, indem du juristische Gesellschafter wiederum über die API auflöst.

Schritt 4: Finanzlage analysieren – Jahresabschlüsse lesen, was drinsteht (und was nicht)

Jahresabschlüsse im Bundesanzeiger sind Gold wert für die Financial Due Diligence. Aber: Nicht jedes Unternehmen veröffentlicht gleich viel. Die Offenlegungspflicht richtet sich nach der Größenklasse (§ 267 HGB):

Kleinstkapitalgesellschaften müssen nur eine verkürzte Bilanz veröffentlichen. Kleine Kapitalgesellschaften liefern Bilanz und Anhang, aber keine GuV. Mittelgroße veröffentlichen Bilanz, GuV (verkürzt) und Anhang. Große Kapitalgesellschaften publizieren den vollständigen Abschluss inkl. Lagebericht.

Je nach Größenklasse stehen dir also unterschiedlich detaillierte Informationen zur Verfügung. Trotzdem lässt sich selbst aus einer verkürzten Bilanz viel herauslesen.

Kennzahlen, die in der Due Diligence wirklich zählen

Eigenkapitalquote (Eigenkapital / Bilanzsumme): Zeigt die finanzielle Stabilität. Unter 10 % ist bei den meisten Branchen ein Warnsignal. Eine negative Eigenkapitalquote (bilanzielles Überschuldungsrisiko) ist ein klares rotes Tuch.

Verschuldungsgrad (Fremdkapital / Eigenkapital): Wie abhängig ist das Unternehmen von Fremdfinanzierung? Ein hoher Verschuldungsgrad kann auf Wachstum, aber auch auf Liquiditätsprobleme hindeuten.

Umsatzentwicklung über mehrere Jahre: Ein einzelnes Jahr sagt wenig. Erst die Entwicklung über 3–5 Jahre zeigt, ob ein Unternehmen wächst, stagniert oder schrumpft. Starke Schwankungen erfordern eine Erklärung.

EBIT / Jahresüberschuss: Die Ertragskraft ist für die Bewertung entscheidend. Ist das Unternehmen profitabel? Seit wann? Wie stabil?

Mitarbeiterentwicklung: Wenn der Umsatz steigt, aber die Mitarbeiterzahl fällt, wird entweder automatisiert oder outgesourct. Wenn beides fällt, schrumpft das Geschäft. Wenn die Mitarbeiterzahl steigt, der Umsatz aber nicht – sinkt die Produktivität.

Darauf solltest du besonders achten

„Nicht kleine" Kapitalgesellschaft, aber nur verkürzte Bilanz veröffentlicht? Dann hat das Unternehmen möglicherweise seine Offenlegungspflicht verletzt – was allein schon ein Compliance-Risiko darstellt.

Jahresabschluss fehlt ganz? Ca. 60 % der deutschen Kapitalgesellschaften veröffentlichen verspätet oder gar nicht. Ein fehlendes Testat kann harmlos sein (Kapazitätsengpass beim Steuerberater) oder auf ernste Probleme hindeuten (unprüfbare Bücher, laufende Verfahren).

Vergleichbarkeit: Wurden Bilanzierungsmethoden geändert? Wurden außerordentliche Erträge oder Aufwendungen verbucht, die das Ergebnis verzerren? Der Anhang gibt hier oft entscheidende Hinweise – vorausgesetzt, er wurde veröffentlicht.

So geht's mit handelsregister.ai

Die API liefert Finanzkennzahlen (Umsatz, EBIT, Bilanzsumme, Eigenkapital, Mitarbeiterzahl) über den Financials-Endpoint für mehrere Jahre. Für eine tiefere Analyse steht der vollständige Jahresabschluss als strukturierter Markdown zur Verfügung – deutlich komfortabler als das manuelle Durchsuchen des Bundesanzeigers. Bilanzen und GuV-Rechnungen lassen sich zusätzlich einzeln nach Jahr abrufen.

Schritt 5: Handelsregister-Publikationen und Insolvenzhinweise auswerten

Das Handelsregister ist kein statisches Dokument – es ist eine laufende Chronik. Jede Änderung wird als Publikation (Bekanntmachung) veröffentlicht, und diese Veröffentlichungen sind ein Fundgrube für Due-Diligence-Analysten.

Typische Publikationen, die relevant sind:

Sitzverlegungen deuten auf Umstrukturierung hin – oder auf Flucht vor einem Registergericht, bei dem Probleme bekannt sind. Änderungen des Unternehmensgegenstands zeigen strategische Pivots: Ein Bauunternehmen, das plötzlich „Handel mit Kryptowährungen" als Gegenstand einträgt, erzählt eine andere Geschichte als ein organisches Wachstum. Kapitalmaßnahmen (Erhöhung oder Herabsetzung des Stammkapitals) sind häufig Reaktionen auf Finanzierungsbedarf oder bilanztechnische Notwendigkeiten. Liquidationsbeschlüsse sind selbsterklärend – aber sie tauchen manchmal auf, bevor sie dem Verhandlungspartner „zufällig" mitgeteilt werden.

Besonders kritisch: Insolvenzmeldungen. Ein laufendes Insolvenzverfahren (oder auch nur ein Insolvenzantrag) verändert die gesamte Verhandlungslage. Auch zurückliegende Insolvenzverfahren sind relevant – sie zeigen, ob ein Unternehmen (oder dessen Vorgänger) schon einmal in ernsthaften finanziellen Schwierigkeiten war.

So geht's mit handelsregister.ai

Publikationen und Insolvenzbekanntmachungen sind über separate API-Endpoints abrufbar. Du kannst sowohl die vollständige Publikationshistorie als auch gezielt Insolvenzmeldungen abfragen – hilfreich, um die Geschichte eines Unternehmens nachzuvollziehen, ohne dutzende PDF-Dokumente manuell zu öffnen.

Schritt 6: Ergänzende Quellen einbeziehen – News und Webpräsenz

Registerdaten liefern das Gerüst – aber für ein vollständiges Bild brauchst du Kontext. Zwei Quellen sind besonders nützlich:

Unternehmensnachrichten: Pressemeldungen, Branchennews und Medienberichte können Informationen enthalten, die in keinem Register stehen: Produktrückrufe, Rechtsstreitigkeiten, Managementwechsel (bevor sie im Register eingetragen sind), strategische Partnerschaften oder geplante Fusionen.

Website-Inhalte: Die eigene Webpräsenz eines Unternehmens zeigt, wie es sich selbst positioniert. Stimmen die Angaben zu Mitarbeiterzahl, Standorten und Geschäftsfeldern mit den Registerdaten überein? Gibt es Hinweise auf Produkte oder Dienstleistungen, die im Unternehmensgegenstand nicht abgedeckt sind? Eine veraltete oder gar offline genommene Website kann ebenso aufschlussreich sein wie eine aufwändig gestaltete.

So geht's mit handelsregister.ai

Sowohl Unternehmensnews als auch Website-Inhalte (als strukturierter Markdown) lassen sich über die API abrufen. Das spart die manuelle Google-Recherche und liefert die Informationen in einem Format, das sich direkt in Due-Diligence-Reports integrieren lässt.

Die Due-Diligence-Checkliste: Alle Datenpunkte auf einen Blick

Hier die Zusammenfassung aller Prüfpunkte, die du mit öffentlich zugänglichen Daten abarbeiten kannst:

Rechtliche Prüfung: Firmenname korrekt und konsistent? Rechtsform verifiziert? Registernummer und Registergericht geprüft? Aktueller Status (aktiv / in Liquidation / gelöscht)? Gründungsdatum plausibel? Sitz und Geschäftsanschrift aktuell?

Personen und Vertretung: Aktuelle Geschäftsführer identifiziert? Vertretungsbefugnisse geprüft (einzel-/gesamtvertretung)? Häufigkeit der GF-Wechsel analysiert? Prokuristen und weitere Vertretungsberechtigte erfasst? Personelle Verflechtungen geprüft?

Eigentümerstruktur: Gesellschafterliste abgerufen und aktuell? Mehrheiten und Sperrminoritäten identifiziert? Beteiligungsketten bis zur natürlichen Person verfolgt? Veränderungen in der Gesellschafterstruktur nachvollzogen?

Finanzkennzahlen: Eigenkapitalquote berechnet und bewertet? Verschuldungsgrad analysiert? Umsatzentwicklung über 3–5 Jahre betrachtet? Ertragslage (EBIT / Jahresüberschuss) bewertet? Mitarbeiterentwicklung in Relation gesetzt? Größenklasse und Offenlegungsumfang eingeordnet?

Publikationen und Risiken: Handelsregister-Publikationen gesichtet? Sitzverlegungen, Kapitalmaßnahmen, Gegenstandsänderungen bewertet? Insolvenzmeldungen geprüft (aktuell und historisch)? Unternehmensnews auf Warnsignale durchsucht? Webpräsenz auf Konsistenz geprüft?

Von manuell zu automatisiert: Due Diligence skalieren

Die beschriebenen Schritte lassen sich manuell durchführen – für ein einzelnes Zielunternehmen ist das auch absolut machbar. Aber spätestens, wenn du regelmäßig Unternehmen prüfst (als Investor, M&A-Berater, Bank oder Corporate-Development-Team), wird der manuelle Ansatz zum Engpass.

Drei Szenarien, in denen Automatisierung den Unterschied macht:

Portfolio-Screening: Du prüfst 50 potenzielle Übernahmeziele und willst die Liste auf 10 shortlisten. Statt jede Firma einzeln auf handelsregister.de zu recherchieren, ziehst du per API alle Grunddaten, Finanzkennzahlen und Gesellschafterlisten in einer Schleife und filterst automatisiert nach deinen Kriterien.

Laufendes Monitoring: Du hast investiert und willst über Veränderungen bei deinen Beteiligungen informiert bleiben. Per API lassen sich Publikationen und Insolvenzbekanntmachungen regelmäßig abfragen – und bei relevanten Ereignissen automatisch Alerts auslösen.

Standardisierte Reports: Für jede Due-Diligence-Prüfung erstellst du einen Report im gleichen Format. Mit der API als Datenquelle und einem Template-System (ob Python, n8n oder ein anderes Tool) lässt sich dieser Report automatisch vorbefüllen – inklusive aller Kennzahlen, Personenlisten und Strukturgrafiken.

Technischer Einstieg

Die handelsregister.ai API deckt alle beschriebenen Datenpunkte ab. Ein typischer Due-Diligence-Workflow sieht so aus:

Zuerst die Unternehmenssuche (/v1/search-organizations), um das Zielunternehmen zu finden und die entity_id zu erhalten. Dann der Überblick (/v1/fetch-organization), der Stammdaten, Rechtsform, Status und Adresse liefert. Anschließend Personen (mit Feature related_persons) für Geschäftsführer und Vertretungsbefugnisse, Gesellschafter (Feature shareholders) für die Eigentümerstruktur, Finanzkennzahlen (Feature financials) für die Mehrjahresanalyse und Bilanz/GuV für die detaillierte Finanzanalyse.

Ergänzend dazu: Publikationen und Insolvenzbekanntmachungen für die Risikoanalyse, News für den Marktkontext und Website-Content für den Abgleich mit Selbstdarstellung.

Für den Einstieg stehen ein Python SDK, ein Node.js SDK, ein n8n-Node und ein MCP Server für KI-gestützte Workflows zur Verfügung.

Grenzen der öffentlichen Due Diligence – und wie du damit umgehst

So leistungsfähig die Registeranalyse ist – sie hat Grenzen, die du kennen solltest:

Kein Ersatz für den Datenraum: Verträge, Kundenbeziehungen, IP-Portfolio, Arbeitsverträge, laufende Rechtsstreitigkeiten – diese Informationen findest du nicht im Handelsregister. Die registerbasierte Due Diligence ist die Vorprüfung, die entscheidet, ob sich der aufwändigere Datenraum-Prozess überhaupt lohnt.

Aktualität: Registerdaten haben naturgemäß einen gewissen Zeitverzug. Gesellschafterlisten werden nur bei Änderungen aktualisiert. Jahresabschlüsse beziehen sich auf das Vorjahr (oder Vorvorjahr). Für tagesaktuelle Finanzinformationen brauchst du den direkten Datenzugang beim Unternehmen.

Treuhand und stille Beteiligungen: Wirtschaftliche Realität und registerrechtliche Darstellung können auseinanderfallen. Die Gesellschafterliste zeigt den rechtlichen, nicht unbedingt den wirtschaftlichen Eigentümer.

Qualität der Bundesanzeiger-Daten: Nicht alle Jahresabschlüsse sind vollständig oder korrekt eingereicht. Kleinst- und kleine Kapitalgesellschaften veröffentlichen oft nur Minimalinformationen.

Der richtige Umgang mit diesen Grenzen: Nutze die öffentliche Analyse als erstes Screening und Plausibilitätscheck – und eskaliere bei Auffälligkeiten in die vertiefte Prüfung. So sparst du Zeit bei den unkritischen Fällen und fokussierst deine Ressourcen dort, wo sie gebraucht werden.

Fazit: Datengetriebene Due Diligence ist kein Luxus – sie ist Standard

Die Zeiten, in denen Due Diligence bedeutete, tagelang Aktenordner durchzuarbeiten und Handelsregisterauszüge per Post zu bestellen, sind vorbei. Öffentlich zugängliche Registerdaten liefern heute ein detailliertes Bild eines Unternehmens – wenn man sie systematisch auswertet.

Der Schlüssel liegt nicht darin, mehr Daten zu sammeln, sondern die richtigen Datenpunkte in der richtigen Reihenfolge zu prüfen: Identität, Personen, Eigentümer, Finanzen, Risikosignale. Wer diesen Prozess zusätzlich automatisiert, gewinnt nicht nur Zeit, sondern auch Konsistenz – jede Prüfung folgt demselben Standard, kein Datenpunkt wird vergessen.

Ob du ein einzelnes Zielunternehmen prüfst oder ein ganzes Portfolio screenst: Mit strukturierten Handelsregisterdaten hast du eine belastbare Grundlage für fundierte Entscheidungen.

Nächster Schritt: Kostenlos registrieren und die Due-Diligence-Datenpunkte an einem konkreten Unternehmen testen – 500 Credits, keine Kreditkarte nötig.