d.velop AG AG

d.velop AG

Gescher

Jahresabschluss zum Geschäftsjahr vom 01.01.2023 bis zum 31.12.2023

Bericht des Aufsichtsrates der d.velop AG für das Geschäftsjahr 2023

Sehr geehrte Aktionärinnen und Aktionäre,

die d.velop AG, Gescher, ("Gesellschaft") blickt dank der erfolgreichen Arbeit des Vorstands auf ein sehr erfreuliches Geschäftsjahr 2023 zurück. Das abgelaufene Geschäftsjahr war wesentlich durch das Andauern des Ukraine-Kriegs und eine damit einhergehende weiterhin angespannte Weltwirtschaft geprägt.

Trotz dieses schwierigen und herausfordernden Marktumfelds entschlossen sich immer mehr Unternehmen und andere Organisationen, den nächsten Schritt der Dokumenten- Digitalisierung zu gehen, um Prozesse effizienter zu gestalten und ortsunabhängig zusammenzuarbeiten. Dabei vertrauten sie zunehmend den Produkten der Gesellschaft.

Tätigkeit des Aufsichtsrats im Geschäftsjahr 2023

Der Aufsichtsrat hat die Geschäftsführung des Vorstands im Berichtsjahr gemäß Gesetz und Satzung sorgfältig überprüft und überwacht und ihn bei der Leitung des Unternehmens beratend begleitet. Maßstab für die Überwachung waren insbesondere die Rechtmäßigkeit, Ordnungsmäßigkeit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit der Geschäftsführung des Vorstands sowie die Leistungsfähigkeit des Risikomanagements und der Unternehmensorganisation.

Der Aufsichtsrat der Gesellschaft hat sich im Geschäftsjahr 2023 zudem mit der Lage und Entwicklung der Gesellschaft befasst. Für weitergehende Prüfungshandlungen, insbesondere eine Einsichtnahme in Bücher und Schriften, bestand im Geschäftsjahr 2023 kein Anlass.

Grundlage der Tätigkeit des Aufsichtsrates waren die in schriftlicher und mündlicher Form zeitnah und umfassend erstatteten regelmäßigen Berichte des Vorstands über die Geschäftsentwicklung und die Geschäfts- und Finanzlage, die Umsatz- und Ertragssituation, die strategische Weiterentwicklung und die Unternehmensplanung (namentlich Investitions-, Personal- und Finanzplanung) sowie die Risikolage und das Risikomanagement und einzelne bedeutende Geschäftsvorfälle. Der Vorstand ging dabei auch auf Abweichungen des Geschäftsverlaufs von den aufgestellten Plänen und Zielen ein und erläuterte die Abweichungen.

Auch außerhalb von Aufsichtsratssitzungen ließ sich der Aufsichtsrat regelmäßig über wichtige Geschäftsvorfälle und Geschäftsentwicklungen schriftlich und mündlich vom Vorstand unterrichten.

Anhand der Berichte des Vorstands wurden insbesondere die für das Unternehmen bedeutenden Geschäftsvorgänge im Gesamtaufsichtsrat geprüft und eingehend erörtert; dies gilt namentlich für Maßnahmen, die der Zustimmung des Aufsichtsrates bedurften und die für die Rentabilität und Liquidität bedeutsamen Geschäfte. Darüber hinaus ließ sich der Aufsichtsrat vom Vorstand ergänzende Informationen erteilen. Insbesondere stand der Vorstand in den Aufsichtsratssitzungen zur Erörterung und Beantwortung der Fragen des Aufsichtsrates zur Verfügung.

Sitzungen des Aufsichtsrats im Geschäftsjahr 2023

Aufsichtsratssitzungen finden mindestens einmal im Quartal statt. Der Aufsichtsrat hat im Geschäftsjahr 2023 fünf Mal, am 8. Februar, 20. April, 20. Juni, 28. September und 7. Dezember, getagt.

Alle Aufsichtsratssitzungen fanden als Präsenzsitzungen statt. Zu den Aufsichtsratssitzungen am 28. September und 7. Dezember 2023 waren einzelne Mitglieder des Aufsichtsrats über Video zugeschaltet.

Die Aufsichtsratssitzung am 8. Februar 2023 fand im Beisein der Vorstandsmitglieder statt. Zu Beginn der Sitzung stellte der Vorstand die vorläufigen Zahlen für das Geschäftsjahr 2022 sowie die Personalentwicklung 2022 und in den ersten Wochen 2023 vor. Der CFO Herr Dr. Held erläuterte sodann die Planungen für 2023, denen der Aufsichtsrat nach Diskussion mit dem Gesamtvorstand zustimmte.

Am 2. April 2023 fand die sog. Bilanzsitzung des Aufsichtsrats statt. Die Sitzung fand in Anwesenheit sämtlicher Aufsichtsrats- und Vorstandsmitglieder und zweier Vertreter der Abschlussprüfungsgesellschaft statt.

Der Abschlussprüfer erläuterte in der Sitzung den Gang der Prüfung des Jahresabschlusses 2022. Die Prüfungen des Abschlussprüfers hatten zu keinen Beanstandungen geführt. Die Vertreter des Abschlussprüfers kündigten an, dass der uneingeschränkte Bestätigungsvermerk erteilt werde. Im Anschluss diskutierte der Aufsichtsrat mit den Vertretern des Abschlussprüfers und dem Vorstand den Jahresabschluss und stellte Fragen zu seinen Inhalten. Die Billigung des Jahresabschlusses 2022 durch den Aufsichtsrat erfolgte nach Vorlage des Testats durch Beschluss außerhalb einer Sitzung am 11. Mai 2023.

Im Anschluss beriet der Aufsichtsrat über die Tagesordnung der Hauptversammlung 2023 und deren Ablauf.

Herr Dr. Held berichtete dem Aufsichtsrat zudem über den Geschäftsverlauf im ersten Quartal 2023.

Die Aufsichtsratsmitglieder Herr Muyres und Herr Niederenk gaben im Verlauf der Sitzung ihre Absicht bekannt, ihre Aufsichtsratsmandate mit Ende der Hauptversammlung 2023 niederzulegen. Als neue Mitglieder sollten Herr Jens Rassloff und Herr Dirk Flögel in den Aufsichtsrat gewählt werden. Das Mitglied des Aufsichtsrats Herr Banger kündigte an, sein Amt zum 31. Dezember 2023 niederzulegen. Für ihn sollte der bisherige Vorstand Christoph Pliete mit Wirkung ab dem 1. Januar 2024 vom Vorstand in den Aufsichtsrat wechseln.

Der Aufsichtsrat beschloss zudem einstimmig die Einführung der neu gefassten Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat.

Die Sitzung am 20. Juni 2022 eröffnete der CFO Dr. Held mit einem Überblick auf den bisherigen Geschäftsverlauf der Gesellschaft im ersten Halbjahr 2023. Des Weiteren erstattete der Vorstand Bericht über die Integration der Tochtergesellschaften d.velop solutions for documents GmbH, Sulzbach, und d.velop digital solutions GmbH, Kiel, deren Verschmelzungen auf die AG abgeschlossen seien. Zeitnah wurde auch die Verschmelzung der d.velop public sector GmbH, Meppen, auf die AG erwartet.

Auf der Aufsichtsratssitzung am 28. September 2023 erläuterte der Vorstand zunächst den bisherigen Geschäftsverlauf 2023 und stellte die tatsächlichen mit den budgetierten Zahlen zum 31. August 2023 gegenüber. Im Anschluss erörterten Aufsichtsrat und Vorstand die Marktsituation sowie die Personalentwicklung.

Am 7. Dezember 2023 fand die letzte Sitzung des Aufsichtsrats im Geschäftsjahr 2023 statt. Herr Dr. Held berichtete über die Zahlen per 31. Oktober 2023 und über die auf dieser Basis erstellte Prognose für das Gesamtjahr.

Darüber hinaus hat der Aufsichtsrat am 12. Dezember 2023 Beschlussfassungen außerhalb einer Sitzung betreffend das Ausscheiden von Herrn Sebastian Evers aus dem Vorstand der Gesellschaft durchgeführt.

Personelle Veränderungen, Ausschüsse

Vorstände der Gesellschaft waren im Geschäftsjahr 2023 die Herren Rainer Hehmann und Christoph Pliete, bis 13. Dezember 2023 Herr Sebastian Evers sowie ab März 2023 Herr Dr. Stephan Held. Die Aufsichtsratsmitglieder Walter Muyres und Prof. Dr. Klaus Niederdrenk sind mit Beendigung der Hauptversammlung am 20. Juni 2023 aus dem Aufsichtsrat ausgeschieden. Herr Andreas Banger legte sein Amt mit Wirkung zum 31. Dezember 2023 nieder. Mit Wirkung zum Ende der Hauptversammlung 2023 wurden Herr Jens Rassloff und Herr Dirk Flögel als Mitglieder des Aufsichtsrats gewählt. Ihre Amtszeit dauert bis zum Ende derjenigen Hauptversammlung, die über die Entlastung für das am 31. Dezember 2025 endende Geschäftsjahr beschließt. Weiterhin wurde Herr Christoph Pliete mit Wirkung zum 1. Januar 2024 in den Aufsichtsrat gewählt. Dazu sollte er zum 31. Dezember 2023 aus dem Vorstand ausscheiden. Aufgrund des Ausscheidens von Herrn Evers aus dem Vorstand hat Herr Pliete jedoch sein Amt als Aufsichtsratsmitglied vor Beginn seiner Amtszeit niedergelegt, um erneut zum Vorstand bestellt werden zu können. Daraufhin hat der Aufsichtsrat Herrn Christoph Pliete erneut bis zum 31. Dezember 2024 zum Vorstand bestellt.

Der Aufsichtsrat hat einen Prüfungsausschuss für den Jahresabschluss und den Lagebericht gebildet, der erstmals die Rechnungslegungsunterlagen für 2023 prüft. Sonstige Ausschüsse des Aufsichtsrats wurden im Berichtsjahr nicht gebildet.

Prüfung des Jahresabschlusses für das Geschäftsjahr 2023

Die Hauptversammlung der Gesellschaft am 20. Juni 2023 hat die BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit Sitz in Hamburg, Zweigniederlassung Essen, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2023 gewählt. Auf der Grundlage dieses Beschlusses hat der Aufsichtsrat den Prüfungsauftrag für den Jahresabschluss 2023 erteilt. Der Abschlussprüfer hat eine Unabhängigkeitserklärung abgegeben. Nach dem abschließenden Ergebnis der Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts waren keine Einwendungen des Abschlussprüfers zu erheben. Der Jahresabschluss wurde vom Abschlussprüfer mit einem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk versehen.

Der Jahresabschluss und der Lagebericht für das Geschäftsjahr 2023 wurden nach den Vorschriften des HGB vom Vorstand aufgestellt, vom Wirtschaftsprüfer geprüft sowie dem Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats und dem Gesamtaufsichtsrat gem. § 170 AktG zur Prüfung vorgelegt.

Der Jahresabschluss und der Lagebericht 2023 wurden in der Sitzung des Prüfungsausschusses vom 24. April 2024 im Beisein des CFO Dr. Held, des Financial Directors der Gesellschaft Herrn Oliver Steuernthal sowie von Vertretern des Abschlussprüfers besprochen. Der Abschlussprüfer berichtete dabei ausführlich über seine Prüfungsschwerpunkte und das Ergebnis seiner Prüfungen. Er informierte ferner über seine Feststellungen zum internen Kontroll- und Risikomanagement bezogen auf den Rechnungslegungsprozess. Alle Fragen des Prüfungsausschusses zu der Rechnungslegungsunterlagen wurden vom Vorstand Dr. Held und vom Abschlussprüfer umfassend beantwortet. Im Vorfeld der Sitzung wurden die Rechnungslegungsunterlagen den Mitgliedern des Prüfungsausschusses so rechtzeitig überlassen, dass sie ausreichend Zeit für die Prüfung der Vorlagen hatten. Der Jahresabschluss und der Lagebericht wurden vom Prüfungsausschuss umfassend geprüft. Der Prüfungsausschuss stellte nach seiner Prüfung fest, dass keine Einwendungen hiergegen zu erheben sind. Hierüber informierte der Vorsitzende des Prüfungsausschusses die übrigen Mitglieder des Aufsichtsrats und sprach die Empfehlung an den Aufsichtsrat aus, den Jahresabschluss und den Lagebericht für das Geschäftsjahr 2023 zu billigen. Im Anschluss an die Sitzung des Prüfungsausschusses wurden die Rechnungslegungsunterlagen den übrigen Mitgliedern des Aufsichtsrats übersandt, die in der Folge genügend Zeit für eine eigene Prüfung von Jahresabschluss und Lagebericht hatten. Für Rückfragen standen Vorstand, Vertreter des Abschlussprüfers und Vorsitzender des Prüfungsausschusses zur Verfügung.

Der Aufsichtsrat billigte nach abschließender Prüfung durch den Gesamtaufsichtsrat außerhalb einer Sitzung am 25. April 2024 den Jahresabschluss und den Lagebericht der Gesellschaft für das Geschäftsjahr 2023. Der Jahresabschluss ist damit festgestellt, § 172 Satz 1 AktG. Der Aufsichtsrat verabschiedete ebenfalls am 25. April 2024 außerhalb einer Sitzung diesen Bericht des Aufsichtsrats.

Der Aufsichtsrat dankt dem Vorstand für die konstruktive Zusammenarbeit sowie Vorstand und allen Mitarbeitern der Gesellschaft sowie ihrer Beteiligungsunternehmen für ihr außerordentliches Engagement und ihre großartigen Leistungen im Geschäftsjahr 2023, die sie in einem herausfordernden wirtschaftlichen Umfeld erbracht haben.