Confirming Letter (Bestätigungsbrev)

Et Confirming Letter, ofte kalt Bestätigungsbrev, er et offisielt brev fra en tysk registerdomstol, kammer eller notarius, som bekrefter overfor en utenlandsk myndighet at en bestemt oppføring – som eksistensen av et GmbH, den nåværende ledelsen eller vedtektene – er korrekt registrert i handels- eller foreningsregisteret. Bestätigungsbrevet fungerer som et ekstra bevis på ekthet i grenseoverskridende rettslige og kommersielle transaksjoner når et enkelt registerutdrag ikke er tilstrekkelig eller en apostille eller legalisering eksplisitt kreves. Spesielt ved internasjonale selskapsstiftelser, bank-compliance, anbud eller visumsøknader krever myndigheter ofte et Confirming Letter for å verifisere ektheten av tyske dokumenter. Dokumentet søkes direkte hos den ansvarlige registerdomstolen; det inneholder saksnummer, dato, offisielt stempel og signatur. I den rent tyske handelsregisterprosessen spiller begrepet knapt noen rolle, mens i foreningsregisteret eksisterer den såkalte Bestätigungsvermerk som en motpart. Gjennom kombinasjonen av bekreftelsesbrev, bekreftet oversettelse og apostille oppfyller selskaper alle formelle krav for en sikker internasjonal dokumentflyt.