Confirming Letter (Bestätigungsbrief)

Ett Confirming Letter, ofta kallat Bestätigungsbrief, är ett officiellt brev från en tysk registerdomstol, kammare eller notarie, som bekräftar för en utländsk myndighet att en viss registrering – såsom existensen av ett GmbH, den aktuella företagsledningen eller stadgarna – är korrekt registrerad i handels- eller föreningsregistret. Bestätigungsbrief fungerar som ytterligare bevis på äkthet i gränsöverskridande rättsliga och kommersiella transaktioner när ett enkelt registerutdrag inte räcker eller när en apostille eller legalisering uttryckligen krävs. Särskilt vid internationella företagsbildningar, banköverensstämmelse, anbud eller visumansökningar kräver myndigheter ofta ett Confirming Letter för att verifiera äktheten av tyska dokument. Dokumentet ansöks direkt hos den behöriga registerdomstolen; det innehåller ärendenummer, datum, officiell stämpel och underskrift. I det rent tyska handelsregisterförfarandet spelar termen knappt någon roll, medan det i föreningsregistret finns den så kallade Bestätigungsvermerk som motsvarighet. Genom kombinationen av bekräftelsebrev, auktoriserad översättning och apostille uppfyller företag alla formella krav för en säker internationell dokumenthantering.