MailStore Software GmbHHamburgJahresabschluss zum Geschäftsjahr vom 01.01.2024 bis zum 30.06.20242. WIEDERGABE DES BESTÄTIGUNGSVERMERKS Zu dem Jahresabschluss und dem Lagebericht haben wir folgenden Bestätigungsvermerk erteilt: "Bestätigungsvermerk des unabhängigen AbschlussprüfersAn die MailStore Software GmbH, Viersen Prüfungsurteile Wir haben den Jahresabschluss der MailStore Software GmbH, Viersen, - bestehend aus der Bilanz zum 30. Juni 2024 und der Gewinn- und Verlustrechnung für das Rumpfgeschäftsjahr vom 1. Januar bis zum 30. Juni 2024 sowie dem Anhang, einschließlich der Darstellung der Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden - geprüft. Darüber hinaus haben wir den Lagebericht der MailStore Software GmbH für das Rumpfgeschäftsjahr vom 1. Januar bis zum 30. Juni 2024 geprüft. Nach unserer Beurteilung aufgrund der bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnisse
Gemäß § 322 Abs. 3 Satz 1 HGB erklären wir, dass unsere Prüfung zu keinen Einwendungen gegen die Ordnungsmäßigkeit des Jahresabschlusses und des Lageberichts geführt hat. Grundlage für die Prüfungsurteile Wir haben unsere Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts in Übereinstimmung mit § 317 HGB unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung durchgeführt. Unsere Verantwortung nach diesen Vorschriften und Grundsätzen ist im Abschnitt "Verantwortung des Abschlussprüfers für die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts" unseres Bestätigungsvermerks weitergehend beschrieben. Wir sind von dem Unternehmen unabhängig in Übereinstimmung mit den deutschen handelsrechtlichen und berufsrechtlichen Vorschriften und haben unsere sonstigen deutschen Berufspflichten in Übereinstimmung mit diesen Anforderungen erfüllt. Wir sind der Auffassung, dass die von uns erlangten Prüfungsnachweise ausreichend und geeignet sind, um als Grundlage für unsere Prüfungsurteile zum Jahresabschluss und zum Lagebericht zu dienen. Verantwortung der gesetzlichen Vertreter für den Jahresabschluss und den Lagebericht Die gesetzlichen Vertreter sind verantwortlich für die Aufstellung des Jahresabschlusses, der den deutschen, für Kapitalgesellschaften geltenden handelsrechtlichen Vorschriften in allen wesentlichen Belangen entspricht, und dafür, dass der Jahresabschluss unter Beachtung der deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gesellschaft vermittelt. Ferner sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich für die internen Kontrollen, die sie in Übereinstimmung mit den deutschen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung als notwendig bestimmt haben, um die Aufstellung eines Jahresabschlusses zu ermöglichen, der frei von wesentlichen falschen Darstellungen aufgrund von dolosen Handlungen (d.h. Manipulationen der Rechnungslegung und Vermögensschädigungen) oder Irrtümern ist. Bei der Aufstellung des Jahresabschlusses sind die gesetzlichen Vertreter dafür verantwortlich, die Fähigkeit der Gesellschaft zur Fortführung der Unternehmenstätigkeit zu beurteilen. Des Weiteren haben sie die Verantwortung, Sachverhalte in Zusammenhang mit der Fortführung der Unternehmenstätigkeit, sofern einschlägig, anzugeben. Darüber hinaus sind sie dafür verantwortlich, auf der Grundlage des Rechnungslegungsgrundsatzes der Fortführung der Unternehmenstätigkeit zu bilanzieren, sofern dem nicht tatsächliche oder rechtliche Gegebenheiten entgegenstehen. Außerdem sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich für die Aufstellung des Lageberichts, der insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gesellschaft vermittelt sowie in allen wesentlichen Belangen mit dem Jahresabschluss in Einklang steht, den deutschen gesetzlichen Vorschriften entspricht und die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend darstellt. Ferner sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich für die Vorkehrungen und Maßnahmen (Systeme), die sie als notwendig erachtet haben, um die Aufstellung eines Lageberichts in Übereinstimmung mit den anzuwendenden deutschen gesetzlichen Vorschriften zu ermöglichen und um ausreichende geeignete Nachweise für die Aussagen im Lagebericht erbringen zu können. Verantwortung des Abschlussprüfers für die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts Unsere Zielsetzung ist, hinreichende Sicherheit darüber zu erlangen, ob der Jahresabschluss als Ganzes frei von wesentlichen - beabsichtigten oder unbeabsichtigten - falschen Darstellungen ist, und ob der Lagebericht insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gesellschaft vermittelt sowie in allen wesentlichen Belangen mit dem Jahresabschluss sowie mit den bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnissen in Einklang steht, den deutschen gesetzlichen Vorschriften entspricht und die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend darstellt, sowie einen Bestätigungsvermerk zu erteilen, der unsere Prüfungsurteile zum Jahresabschluss und zum Lagebericht beinhaltet. Hinreichende Sicherheit ist ein hohes Maß an Sicherheit, aber keine Garantie dafür, dass eine in Übereinstimmung mit § 317 HGB unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung durchgeführte Prüfung eine wesentliche falsche Darstellung stets aufdeckt. Falsche Darstellungen können aus dolosen Handlungen oder Irrtümern resultieren und werden als wesentlich angesehen, wenn vernünftigerweise erwartet werden könnte, dass sie einzeln oder insgesamt die auf der Grundlage dieses Jahresabschlusses und Lageberichts getroffenen wirtschaftlichen Entscheidungen von Adressaten beeinflussen. Während der Prüfung üben wir pflichtgemäßes Ermessen aus und bewahren eine kritische Grundhaltung. Darüber hinaus
Wir erörtern mit den für die Überwachung Verantwortlichen unter anderem den geplanten Umfang und die Zeitplanung der Prüfung sowie bedeutsame Prüfungsfeststellungen, einschließlich etwaiger Mängel im internen Kontrollsystem, die wir während unserer Prüfung feststellen." 6. SCHLUSSBEMERKUNG Den vorstehenden Bericht über unsere Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts für das Rumpfgeschäftsjahr vom 1. Januar 2024 bis zum 30. Juni 2024 der MailStore Software GmbH, Viersen, erstatten wir in Übereinstimmung mit § 321 HGB unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Erstellung von Prüfungsberichten des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V., Düsseldorf (IDW PS 450 n.F.)
München, den 25. Juni 2025 KKM
GmbH
Martin Kleemann, Wirtschaftsprüfer Bei Veröffentlichung oder Weitergabe des Jahresabschlusses und / oder Lageberichts in einer von der bestätigten Fassung abweichenden Form (einschließlich der Übersetzung in andere Sprachen) bedarf es zuvor unserer erneuten Stellungnahme, sofern hierbei unser Bestätigungsvermerk zitiert oder auf unsere Prüfung hingewiesen wird; wir weisen insbesondere auf § 328 HGB hin. Bilanz zum 30. Juni 2024Aktiva
Passiva
Gewinn- und Verlustrechnung für die Zeit vom 1. Januar 2024 bis 30. Juni 2024
Anhang für das Rumpfgeschäftsjahr vom 1. Januar 2024 bis zum 30. Juni 2024I. Allgemeine Angaben zum Jahresabschluss Es handelt sich bei der Gesellschaft um eine mittelgroße Kapitalgesellschaft gemäß § 267 Abs. 2 HGB. Die größenabhängigen Erleichterungen gemäß § 288 HGB wurden teilweise in Anspruch genommen. Soweit Wahlrechte für Angaben in der Bilanz, in der Gewinn- und Verlustrechnung oder im Anhang ausgeübt werden können, wurde teilweise ein Vermerk in der Bilanz bzw. in der Gewinn- und Verlustrechnung oder aber teilweise im Anhang gewählt. Aufgrund der Umstellung des Wirtschaftsjahres vom Kalenderjahr auf den Zeitraum 01. Juli bis 30. Juni, liegt ein Rumpfwirtschaftsjahr für den Zeitraum 01. Januar bis 30. Juni 2024 vor. Daher mangelt es im Rumpfgeschäftsjahr an der Vergleichbarkeit mit dem Vorjahr.
Angaben zu Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden Die immateriellen Vermögensgegenstände und die Sachanlagen werden mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten abzüglich planmäßiger Abschreibungen bewertet. Die Abschreibungen werden nach der voraussichtlichen wirtschaftlichen Nutzungsdauer des jeweiligen Anlagengutes nach der linearen Methode vorgenommen. Die voraussichtliche Nutzungsdauer beträgt zwischen drei und zehn Jahren. Geringwertige Anlagegüter mit Anschaffungskosten bis EUR 800,00 werden im Jahr des Zugangs vollständig abgeschrieben. Die Forderungen und sonstigen Vermögensgegenstände sind grundsätzlich mit dem Nominalbetrag unter Berücksichtigung erforderlicher Wertberichtigungen angesetzt. Die in den Forderungen aus Lieferungen und Leistungen enthaltenen und erkennbaren Bonitätsrisiken sind durch Einzelwertberichtigungen berücksichtigt. Etwaige unverzinsliche oder niedrig verzinsliche Forderungen mit Laufzeiten von über einem Jahr sind abgezinst. Die Guthaben bei Kreditinstituten sind zu Nennwerten ausgewiesen. Als Rechnungsabgrenzungsposten auf der Aktivseite werden Ausgaben vor dem Abschluss-Stichtag, soweit sie Aufwand für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag darstellen, ausgewiesen. Die sonstigen Rückstellungen werden in Höhe des Erfüllungsbetrags unter Einbeziehung zukünftiger Preis- und Kostensteigerungen angesetzt, der nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung notwendig ist. Es werden alle erkennbaren Risiken und ungewisse Verbindlichkeiten berücksichtigt. Die Rückstellungen mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr werden abgezinst. Zur Abzinsung wird, der von der Bundesbank veröffentlichte, durchschnittliche Marktzinssatz der letzten sieben Jahre verwendet. Verbindlichkeiten wurden zum Erfüllungsbetrag angesetzt. Der Jahresabschluss enthält auf fremde Währung lautende Sachverhalte, die in Euro umgerechnet wurden. Auf fremde Währung lautende Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten wurden gem. § 256a HGB grundsätzlich mit dem Devisenkassamittelkurs zum Bilanzstichtag umgerechnet. Die durch Verschmelzung vom übertragenden Rechtsträger im Jahr 2016 erworbenen immateriellen Vermögensgegenstände (Software und Geschäfts- und Firmenwert) wurden einheitlich mit einem Zwischenwert bilanziert insgesamt in Höhe des Buchwerts der untergehenden Anteile des übertragenden Rechtsträgers. Software und Geschäfts- und Firmenwert werden über die Nutzungsdauer von 10 Jahren abgeschrieben. Die Software dient der E-Mail-Archivierung und qualifiziert als Anwender-Standardsoftware. Im Einsatz bei Kunden erfüllt sie die GoBD-Standards, d.h. sie genügt den Anforderungen and die mindestens 10-Jährige gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Lediglich geringfügige systemische Aktualisierungen sind während der Nutzungsdauer der Software- Grundstruktur notwendig. Mit der Grundstruktur können mindestens 10 Jahre lang Erträge generiert werden. Die AfA-Dauer von 10 Jahren ist daher sachgerecht. Der Geschäfts- und Firmenwert ist eng verknüpft mit der Software, sodass auch dieser über einen Zeitraum von 10 Jahren abzuschreiben ist. Markenrechte und Kundenstamm sind unwesentlich und mit in dem Geschäfts- und Firmenwert erfasst. III. Angaben zur Bilanz Die Aufgliederung der Anschaffungskosten, der Abschreibungen und ihre Entwicklung im Geschäftsjahr ergibt sich aus dem diesem Anhang beigefügten Anlagenspiegel. Die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen belaufen sich auf TEUR 1.710 (Vorjahr: TEUR 1.690) und haben eine Restlaufzeit von weniger als einem Jahr. Die Forderungen gegen verbundene Unternehmen belaufen sich auf TEUR 32.958 (Vorjahr: TEUR 26.616). Sie beinhalten Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, mit einer Restlaufzeit von weniger als einem Jahr, in Höhe von TEUR 368 sowie Forderungen aus dem Cash Pool in Höhe von TEUR 32.592 mit einer Restlaufzeit größer einem Jahr. Bei den sonstigen Vermögensgegenständen in Höhe von TEUR 21 (Vorjahr: TEUR 34) handelt es sich im Wesentlichen um die Mietkautionen. Das Stammkapital der Gesellschaft beträgt TEUR 25 und ist in voller Höhe eingezahlt. Die sonstigen Rückstellungen in Höhe von TEUR 275 (Vorjahr: TEUR 299) beinhalten im Wesentlichen Rückstellungen im Zusammenhang mit Personalkosten wie Bonus, Provisionen und Urlaubsaufwendungen (TEUR 123), Aufwendungen für bezogene, aber zum Bilanzstichtag nicht fakturierte Leistungen für Marketing (TEUR 84), sowie für Rückstellungen für Jahresabschluss- und Prüfungskosten (TEUR 65). Die sonstigen Rückstellungen sind innerhalb eines Jahres fällig. Die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen in Höhe von TEUR 113 (Vorjahr: TEUR 64) sind innerhalb eines Jahres fällig. Die Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen belaufen sich auf TEUR 499 (Vorjahr: TEUR 522) und beinhalten in voller Höhe Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Die Verbindlichkeiten haben eine Restlaufzeit von weniger als einem Jahr. Die sonstigen Verbindlichkeiten in Höhe von TEUR 249 (Vorjahr: TEUR 294) bestehen im Wesentlichen aus Steuerverbindlichkeiten zur Umsatzsteuer (TEUR 188), sowie zur Lohnsteuer (TEUR 48) und haben eine Restlaufzeit von bis zu einem Jahr. Neben den in der Bilanz ausgewiesenen Verbindlichkeiten bestehen sonstige finanzielle Verpflichtungen in Höhe von TEUR 191, fällig bis 30. Juni 2026. Im Einzelnen betrifft diese Verpflichtungen den Mietvertrag über Büroflächen mit einer Restlaufzeit von 24 Monaten. IV. Angaben zu Posten der Gewinn- und Verlustrechnung Die Gewinn- und Verlustrechnung wurde nach dem Gesamtkostenverfahren erstellt. Die sonstigen betrieblichen Erträge enthalten Kursgewinne aus Fremdwährungsumrechnungen in Höhe von TEUR 28 (Vorjahr: TEUR 59). Die sonstigen betrieblichen Aufwendungen enthalten Kursverluste aus Fremdwährungsumrechnungen in Höhe von TEUR 17 (Vorjahr: TEUR 132). V. Sonstige Angaben Im Jahresdurchschnitt 2024 wurden 41 Mitarbeiter beschäftigt.
Die Geschäftsführung erfolgte durch die folgenden Geschäftsführer: Herr Michael Acedo, Chief Legal Office OpenText Corp., Toronto / Kanada Herrn Christian Waida, Senior Vice President Legal OpenText Corp., Burnham / Buckinghamshire / Vereinigtes Königreich Frau Madhu Ranganathan, Chief Financial Officer OpenText Corp., Saratoga / Kalifornien / Vereinigte Staaten (ausgeschieden) Im Geschäftsjahr 2024 wurde keine Vergütung an die Geschäftsführung bezahlt. Einzelprokura erteilt für:
Die Gesellschaft wurde in den Konzernabschluss der Open Text Holdings, Inc., Wilmington, Delaware /USA einbezogen. Der Konzernabschluss ist am Sitz der Gesellschaft einzusehen. Die Open Text Corporation mit Sitz in Waterloo, Kanada, stellt den Konzernabschluss für den größten Kreis von Unternehmen auf. Der Konzernabschluss ist am Sitz der Gesellschaft einzusehen. VI. Nachtragsbericht Vorgänge von besonderer Bedeutung nach Ende des Geschäftsjahres sind nicht eingetreten. VII. Vorschlag zur ErgebnisverwendungDie Geschäftsführung schlägt in Übereinstimmung mit den Gesellschaftern die folgende Ergebnisverwendung vor: Der Jahresüberschuss in Höhe von EUR 3.837.342,30 wird mit dem bestehenden Gewinnvortrag verrechnet und auf neue Rechnung vorgetragen.
Viersen, den 24.06.2025 MailStore Software GmbH Michael Acedo Christian Waida
Viersen, den 24.06.2025 MailStore Software GmbH Michael Acedo Christian Waida Anlagespiegel 1. Januar 2024 - 30. Juni 2024
Lagebericht für das Rumpfgeschäftsjahr 2024Agenda 1. Einleitung 2. Wirtschaftsbericht 2.1. Geschäftsverlauf 2.2. Entwicklung des Marktes 2.3. Geschäftsergebnis 2.4. Umsatz- und Auftragsentwicklung 2.5. Erläuterungen zu den Leistungsindikatoren (EBITDA & Auftragsentwicklung im Vergleich zum Vorjahr) 2.6. Produktentwicklung 2.7. Investitionen 2.8. Personalentwicklung 2.9. Sonstige Ereignisse 2024 3. Darstellung der Lage in 2024 3.1. Ertragslage 3.2. Finanzlage 3.3. Vermögenslage 4. Prognose-, Chancen- und Risikobericht 5. Sonstiges 5.1. Besondere Vorgänge (Übernahmesituation) 1. Einleitung Name: MailStore Software GmbH Sitz: Cloerather Str. 1-3, 41748 Viersen Gründungsjahr: 2006 Branche: Software Entwicklung & Vertrieb (Standardsoftware für E-Mail-Archivierung) Organisationsstruktur: OpenText Corporation, Kanada -> Carbonite LLC, USA -> MailStore Software GmbH (je 100% Tochterunternehmen) Mitarbeiter: 39 (Stand: 30.06.2024) Das Wirtschaftsjahr der Gesellschaft wurde per Gesellschafterbeschluss vom Kalenderjahr auf den Zeitraum 01. Juli bis 30. Juni umgestellt. Daher liegt für das Kalender 2024 ein Rumpfwirtschaftsjahr vom 01. Januar bis 30.Juni 2024 vor. Die geschäftliche Tätigkeit der MailStore Software GmbH umfasst die Entwicklung und den Vertrieb innovativer E-Mail-Archivierungslösungen für kleine und mittelständische Unternehmen. Im Fokus stehen die Produkte MailStore Server als Standardsoftware für eine GobD- und DSGVO-konforme E-Mail-Archivierung, sowie das Produkt MailStore SPE als Variante für Multi-Service- Provider, zur Vermarktung der Email-Archivierung as-a-Service. Die primären Zielkunden sind Klein- und Mittelständische Unternehmen (KMU) aller Branchen als auch öffentliche Institutionen und Bildungseinrichtungen. Der Vertrieb an die weltweit über 100.000 Kunden erfolgt über ein Kooperatioins-Netzwerk mit über 30 Distributionspartnern und über 2.000 Resellern und Service Providern weltweit. In Deutschland, Österreich und der Schweiz arbeitet MailStore bereits seit vielen Jahren erfolgreich mit dem Value Added Distributor Elovade Deutschland (ehm. EBERTLANG) zusammen. Seit 2019 ist MailStore zudem DATEV-Software-Partner für E-Mail-Archivierung. Im Dezember 2019 wurde die ehem. Konzernmuttergesellschaft Carbonite Inc. von dem kanadischen Software Hersteller OpenText Corporation (NASDAQ: OTEX) (TSX: OTEX) übernommen. OpenText selbst ist ein weltweit führender Anbieter für Enterprise Information Management Software. Seit Anfang 2020 gehört MailStore zur SMB/C Division des kanadischen Software-Herstellers. Als wichtiger Bestandteil einer umfassenden Cyber Resilience Strategie, liefert MailStore unter dieser Division innovative Software zur E-Mail-Archivierung. 2. Wirtschaftsbericht 2.1. Geschäftsverlauf Die MailStore Software GmbH hat das von einer stagnierenden Binnenkonjunktur geprägte Wirtschaftsjahr 2024 gut bestritten. Zum einen konnte der Umsatz gegenüber dem ersten und zweiten Quartal des Vorjahres 2023 wieder gesteigert werden (+6%). Den rückgängigem Auftragsvolumen im Neukundengeschäft (-8% / -148T€) stand ein anhaltender Zuwachs im Bestandskundengeschäft (+7% / 345T€) für das Produkt MailStore Server gegenüber. Unter Würdigung der gesamtwirtschaftlichen Entwicklung konnte das Berichtsjahr 2024 erfolgreich gestaltet werden. Die im Vorjahr erfolgte Optimierung des Produktes SPE wurde in der Vermarktung im MSP-Markt erfolgreich umgesetzt und weiter fortgesetzt. 2.2. Entwicklung des Marktes MailStore profitiert weiterhin vom anhaltenden Bedarf im Markt für E-Mail-Archivierung, sowie der stetig zunehmenden Digitalisierung geschäftlicher Kommunikation und konnte durch seine hohe Bekanntheit, insbesondre im DACH-Markt, seine Position weiterhin festigen. Neben den Standard-Lösungen der etablierten Betriebssystem-Anbieter, wie Microsoft oder Apple, bietet MailStore mit dem Server Produkt die idealen Bedarfsergänzungen für Unternehmenskunden, um den Regularien im Bereich des Datenschutzes, der Compliance-Anforderungen sowie der GoBD zu entsprechen. Die in den letzten Berichtsjahren erfolgte höhere Skalierbarkeit der MailStore Produkte ermöglicht die Erschließung von Unternehmens- und institutionellen Kunden mit mehr als 2.000 Mitarbeitenden. Der Trend hin zu SaaS-E-Mail-Archivierungsangebote und Cloud-Lösungen setzt sich weiter fort und bedingt eine generelle Abnahme des Umsatz-Volumens von ca. 6% im Bereich von On-Premise- Lösungen. Dem steht auf Grund öffentlicher oder branchenspezifischer Regularien der bestehende Bedarf von On-Premise-Lösungen entgegen. 2.3. Geschäftsergebnis Im Rumpfgeschäftsjahr 2024 betrug der Umsatz 8.920 TEUR (VJ: 17.220 TEUR) und konnte bezogen auf das 1.Halbjahr 2023 um 6,3%, bzw. 529 TEUR gesteigert werden. Der Gewinn im Rumpfgeschäftsjahr beträgt 3.837 TEUR gegenüber dem Vorjahr 6.048 TEUR. Der Zuwachs im Bestandskundengeschäft (+7%), als auch die wiederholte deutliche Steigerung der Umsätze beim Produkt MailStore Service Provider Edition (+16%) trugen das Umsatzwachstum im Berichtsjahr verglichen mit dem 1.Halbjahr 2023. Neben der positiven Umsatzentwicklung wirkten sich bezogen auf den Vorjahreszeitraum insbesondere geringere Aufwendungen für Löhne und Soziales (-245T EUR) sowie für Online-Werbung und Marketingkampagnen (-304T EUR) aus. 2.4. Umsatz- und Auftragsentwicklung Im Berichtsjahr 2024 konnte der Umsatz im Vergleich zum gleichen Vorjahreszeitraum 2023 um 6% bzw. um 529 TEUR gesteigert werden. Auf Grund des Rumpfwirtschaftsjahres ergibt sich im Vergleich der Jahresabschlüsse ein geringerer Umsatz i.H.v. TEUR 8.920 (VJ: 17.221TEUR). Gesamtumsatz
Für das Rumpfwirtschaftsjahr ergibt sich dennoch ein Vergleich der Umsätze mit denen des ersten Halbjahres des Vorjahreszeitraums. Das konstante Umsatzwachstum konnte mit über 6% in den beiden ersten Quartalen des Berichtsjahres fortgesetzt werden. Aus den Auswertungen je MailStore Produkt wird der immer relevantere Anteil des Produktes SPE zum Gesamtumsatz erkennbar.
2.5. Erläuterungen zu den Leistungsindikatoren (Umsatzentwicklung / - rendite & EBITDA im Vergleich zum Vorjahr) Im Rumpfgeschäftsjahr 2024 konnte der Umsatz um 6,3% gegenüber dem Vorjahreszeitraum Januar bis Juni gesteigert werden. Die Umsatzrendite der MailStore Software GmbH verbesserte sich auf 82,4% (VJ 54,1%) in Verbindung mit dem höheren Umsatzvolumen und verringerter Aufwendungen für Löhne und Soziales (-245T EUR) sowie für Online-Werbung und Marketingkampagnen (-304T EUR) aus. Das EBITDA der MailStore Software GmbH stellt sich im Vergleich zum Vorjahr wie folgt dar: 2022: 10.401.513 EUR (+5% gegenüber 2021) 2023: 10.557.330 EUR (+1,5% gegenüber 2022) 2024: 7.349.746 EUR (Für den Zeitraum von Januar bis Juni 2024) 2.6. Produktentwicklung Die Produktentwicklung im Jahr 2024 war geprägt von der Weiterentwicklung und kontinuierlichen Verbesserung der Bestandsprodukte MailStore Server, MailStore Service Provider Edition und MailStore Home Edition, sowie die Fortführung der Entwicklung für eine MailStore-Cloud-Lösung. Im Berichtsjahr wurden vierteljährliche Updates veröffentlicht. Die Sicherheit der Produkte MailStore Server und MailStore SPE hinsichtlich der Multi-Faktor- Authentifizierung für nicht lokale und synchronisierte Benutzer wurde weiter verbessert. IRM verschlüsselte Nachrichten können nun auch unverschlüsselt für eine effektivere Suche archiviert werden. Des Weiteren wurde eine neue Extrahierungsfunktion von Texten aus PDF-Anhängen implementiert. Alle veröffentlichten Software-Updates umfassten auch Aktualisierungen zu DSGVO- und Compliance- Anforderungen. Alle MailStore Update-Releases der Produkte Server und SPE im Berichtsjahr wurden hinsichtlich der aktuellen GoBD- und DSGVO-Normen, sowie des IDW PS 880 durch externe Prüfer zertifiziert. Insbesondere die Finalisierung und Qualitätsprüfung für die MailStore Cloud prägten den Berichtszeitraum. 2.7. Investitionen Im Berichtsjahr wurden keine nennenswerten Investitionen vorgenommen. 2.8. Personalentwicklung Das hybride Arbeitsmodell aus mobilem Arbeiten und Präsenztagen hat sich seit den von Covid geprägten Jahren zum Standard bei MailStore entwickelt. Im Berichtszeitraum konnten einige Personalabgänge nicht wieder nachbesetzt werden. Trotz des erweiterten Potentials für die Mitarbeitergewinnung, durch Home-Office-Angebote, bleibt die Rekrutierung neuer Fachkräfte über alle Unternehmensbereiche hinweg, angesichts der angespannten Lage am Arbeitsmarkt herausfordernd. Im Rumpfgeschäftsjahr waren durchschnittlich 41 (VJ: 49) Personen und zum 30.06.2024 39 (VJ:44) bei der Gesellschaft beschäftigt. 3. Darstellung der Lage 3.1. Ertragslage
Die oben dargestellte Entwicklung der Ertragslage ist primär dem Vergleich zwischen dem Rumpfwirtschaftsjahres von sechs Monaten zum Vorjahr mit zwölf Monaten geschuldet. Das Finanzergebnis im Berichtsjahr entfällt allein auf die im Intercompany Cash Pool erzielten Zinserträge. 3.2. Finanzlage In Ermangelung von Fremdfinanzierungen und Krediten und infolge des Gewinnvortrags bewegt sich die Eigenkapitalquote auf einem ähnlichen Niveau wie im Vorjahr 69,47% (VJ 69,9%). In Verbindung mit dem höheren Eigenkapitalanteil sowie des Rumpfwirtschaftsjahres und dem daraus resultierenden geringeren Gewinn sinkt die Eigenkapitalrendite entsprechend auf 13,6% (VJ 25,5%). Die Liquiditätsbasis der Gesellschaft verringerte sich im Berichtsjahr auf nun OT€ (VJ 600 TEUR). Dies ist durch die Übertragung der Guthaben bei Kreditinstituten in den Konzern-Cash-Pool bedingt (600 TEUR). Die Gesellschaft ist stets in der Lage, ihren finanziellen Verpflichtungen jederzeit nachkommen zu können, da die Cash-Pool-Einlagen täglich abrufbar sind. 3.3. Vermögenslage
Das Gesamtvermögen steigerte sich im Berichtsjahr durch den Zuwachs and flüssigen Mitteln (+6.283 TEUR), bzw. deren Einlage in den Intercompany Cash-Pool. Hieraus ergibt sich auch der signifikante Zuwachs an Forderungen gegen verbunden Unternehmen, sowie der Rückgang an flüssigen Mitteln. Die tägliche Verfügbarkeit des Cash-Pool bedingt den Stand der Flüssigen Mittel. Das Eigenkapital stieg entsprechend des Jahresgewinn um 3.837 TEUR auf 27.533 TEUR Die Eigenkapitalquote beträgt mit 69,5% ähnlich dem Vorjahr (VJ 69,9%). 4. Prognose-, Chancen- und Risikobericht Chancen Die anhaltende Digitalisierung der Wirtschaft, als auch die öffentlicher Institutionen und der Verwaltung bietet weiterhin Wachstumschancen in der Neukundengewinnung für E-Mail- Archivierungslösungen. Die im Berichtsjahr verbesserte Skalierbarkeit des Produktes MailStore SPE ermöglicht weiteres Wachstumspotential im Markt für Managed Service Provider, entsprechend des Trends im KMU-Markt für extern bereitgestellte IT-Lösungen und deren Hosting. Ebenso kann das Produkt auch größeren Unternehmenskunden und öffentlichen Einrichtungen bereitgestellt werden. Durch die Einbindung in den OpenText-Konzern ermöglicht sich für die Zukunft ein weiteres Neukundenpotenzial. Die mittelfristige Erweiterung des Portfolios um eine SaaS-Archivierungs-Lösung ist die wesentlichste Chance für die Erschließung neuer Kunden und damit einhergehender Umsatzsteigerungen. Branchenrisiken Grundsätzlich besteht das Risiko, dass die von MailStore entwickelten Produkte und Support- Dienstleistungen eine geringere Akzeptanz am Markt finden. Der Absatzmarkt für die Produkte und Support-Dienstleistungen von MailStore ist von einem durchaus stärker werdenden Wettbewerb, einem schnellen Technologiefortschritt und einer hohen Akquirierungstendenz gekennzeichnet. Im Bereich der Lösungsanbieter für E-Mail-Archivierungs-Software bietet im Berichtsjahr, sowie in den vergangenen Jahren sehr gute und konstante Margen. Zu beachten ist das konstante Preisniveau, das für MailStore auch weiter Steigerungen ermöglicht. Marktrisiken Basierend auf dem Geschäftsjahr 2023 und auf den weiteren Entwicklungen des Marktes und des Partnerumfeldes von MailStore, wurde für das Jahr 2025 ursprünglich ein Umsatzwachstum von 5% geplant und bilden trotz leicht geringerer Ergebnisse die Prognose für das Jahr 2025. Für den Markt für E-Mail-Archivierung waren keine negativen Effekte, durch die zollrechtlichen oder geopolitischen Ereignisse zu verzeichnen. Ein SaaS-Produkt für Kunden außerhalb des Marktes für Service Provider (MSP) wird kurz- bis mittelfristig zur Markteinführung gebracht und wird somit die langfristige Wettbewerbsfähigkeit sichern können. Die Tendenz für cloudbasierte Archivierungs-Lösungen und zur Auslagerung von Server-Kapazitäten an externe Dienstleister wurde im auf das Berichtsjahr folgenden Zeitraum (2025) bestätigt. Sonstige Risiken Wie in anderen Branchen stellt die Gewinnung neuer Fachkräfte, sowie die Nachbesetzung von offenen Stellen, insbesondere im Bereich der IT- und Softwareentwicklung, ein geringes bis mittleres Risiko für die angestrebte Innovationskraft, besonders für die Entwicklung neuer Produkte des Unternehmens dar. Dies kann zu zeitlichen Verschiebungen bei der Einführung neuer Produkte führen und somit angestrebte Umsatzsteigerungen behindern. Für die deutschsprachigen Absatzmärkte kann weiterhin nur von einer moderat positiven wirtschaftlichen Entwicklung ausgegangen werden. Prognose Unter Annahme einer eher stagnierenden weltwirtschaftlichen Entwicklung und in Anbetracht der anhaltenden globalen Konflikte, sowie zollrechtlicher Handelshindernisse werden für das Geschäftsjahr 2025 die finanziellen Leistungsindikatoren, Umsatzerlöse und Jahresergebnis Werte auf dem etwaig gleichen oder leicht rückläufigen Niveau des Geschäftsjahres 2024 erwartet. Im Vergleich der Zeiträume von sechs Monaten (Jan-Jun und Jul-Dez 2024) bestätigt sich diese Annahme durch ein weiteres Auftragswachstum von 1%, insbesondere getragen durch das Produkt MailStore SPE (+7%). Unter Berücksichtigung der genannten Faktoren ist für das Wirtschaftsjahr 2025 von einer Bestätigung des Umsatzwachstums für das Produkt MailStore SPE (+5%), sowie einer leichten Auftragssteigerung im Bereich der Bestandskunden für die Server-Variante auszugehen (+1%). Für das Wirtschaftsjahr 2026 wird eine Steigerung des Auftragsaufkommen über 3%, verglichen mit dem Zeitraum Juli 2024 bis Juni 2025 erwartet. Der Prognosecharakter aller zukunftsbezogenen Aussagen zieht jedoch die Möglichkeit nach sich, dass die tatsächlichen Ergebnisse von den Erwartungen und der voraussichtlichen Entwicklung abweichen können. 5. Sonstiges a. Besondere Vorgänge Das Wirtschaftsjahr der Gesellschaft wurde vom Kalenderjahr auf den Zeitraum 01 Juli bis 30. Juni umgestellt.
24. Juni 2025 Christian Waida, Managing Director Michael Acedo, Managing Director
24. Juni 2025 Christian Waida, Managing Director Michael Acedo, Managing Director Der Jahresabschluss zum 30.06.2024 der MailStore Software GmbH, Hamburg, wurde am 27.06.2025 festgestellt. |
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active
Legal form
GmbH
MailStore Software GmbH
Overview
- Legal form
- GmbH
- Address
-
Clörather Straße 1-3
41748 Viersen - Commercial register
- HRB 128564, Hamburg
- Registration date
- July 29, 2013
- Industry
-
Bereitstellung von Datenverarbeitungsdiensten
Erbringung von sonstigen Dienstleistungen der Informationstechnologie
Erbringung von sonstigen Informationsdienstleistungen - Registered capital
- 25,000.00 EUR
- Representation rules
Ist nur ein Geschäftsführer bestellt, so vertritt er die Gesellschaft allein. Sind mehrere Geschäftsführer bestellt, so wird die Gesellschaft durch zwei Geschäftsführer oder durch einen Geschäftsführer gemeinsam mit einem Prokuristen vertreten. Alleinvertretungsbefugnis kann erteilt werden. Geschäftsführer können ermächtigt werden, im Namen der Gesellschaft mit sich im eigenen Namen oder als Vertreter eines Dritten Rechtsgeschäfte vorzunehmen.
- Purpose
- Zweck der Gesellschaft ist die Vermarktung der Dienstleistungsangebote der Gesellschaft, einschließlich jeglicher Funktionen und Komponenten, die die Funktionalität der Dienstleistungen unterstützen, welche Endverbrauchern hybride Datensicherung und - wiederherstellung zur Verfügung stellen.
Financials
Revenue
2025
18,77 Mio. €
Employees
2025
39
Total assets
2025
48,57 Mio. €
Net income
2025
8,52 Mio. €
Balance sheet
2025
Assets
48,57 Mio
- Current Assets 94,9 % 46,08 Mio
- Fixed Assets 5,1 % 2,46 Mio
- Prepaid Expenses 0,1 % 32,0 k
Liabilities and Equity
48,57 Mio
- Equity 74,2 % 36,06 Mio
- Accrued Expenses 18,7 % 9,10 Mio
- Provisions 5,3 % 2,58 Mio
- Liabilities 1,7 % 840,3 k
Balance sheet data available for 12 earlier fiscal years.
Profit & loss
2025
Income
53,29 Mio
- Revenue 35,2 % 18,77 Mio
- Result before taxes 24,9 % 13,29 Mio
- Annual net profit/loss 16,0 % 8,52 Mio
- Income and profit taxes 8,9 % −4,77 Mio
- Personnel expenses 6,4 % −3,43 Mio
- On intangible assets and property, plant, and equipment 3,1 % −1,67 Mio
- Other operating expenses 3,0 % −1,61 Mio
- Other interest and similar income 2,1 % 1,09 Mio
- Other operating income 0,3 % 135,7 k
- Interest and similar expenses 0,0 % −75
- Material expenses 0,0 % 0
P&L data available for 7 earlier fiscal years.
Authorized representatives
-
Christian Waida
since 2020 Managing Director
-
Michael Fernando Acedo
since 2022 Managing Director
-
George-Alexander Friedrich Wilhelm Trümper
since 2023 Procura
-
Ingrid Beck
since 2020 Procura
Ownership & holdings
Shareholders
- Open Text Inc. USA 100.0 % 25k €
Ultimate beneficial owners (UBOs)
The ultimate beneficial owners behind these holdings could not be conclusively identified.
History
- 2025
-
25.04.
Exit of positionMadhu Ranganathan · Managing Director
- 2024
-
06.06.
Change of bylawsMailStore Software GmbH
- 2023
-
07.11.
Correction of entity dataMailStore Software GmbH
-
07.11.
Correction of personal dataGeorge-Alexander Friedrich Wilhelm Trümper · Procura
-
23.10.
Member entryGeorge-Alexander Friedrich Wilhelm Trümper · Procura
-
23.10.
Exit of positionJ****** P****** · Procura
- 2022
-
08.09.
Exit of positionG***** D***** · Managing Director
-
08.09.
Member entryMichael Fernando Acedo · Managing Director
Annual statements
Original published statements, ordered by fiscal year.
| Fiscal year | Document | Published | Access |
|---|---|---|---|
| 2025 | Jahresabschluss | Published | Via the API |
| 2024 | Jahresabschluss | Published | Read full text |
| 2023 | Jahresabschluss | Published | Via the API |
| 2022 | Jahresabschluss | Published | Via the API |
| 2021 | Jahresabschluss | Published | Via the API |
2024 Jahresabschluss Full text
Register documents
Bring original register extracts and company documents into your application as PDF or XML.
GET
View the document API
/v1/fetch-document
Website
mailstore.com
- Current extract (AD) PDF
- Chronological extract (CD) PDF
- Structured content (SI, XML) XML
- Shareholders list PDF
- Articles of association PDF
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Handelsregister API · MCP
MCP documentation
Company data in your AI chat
Ask about directors, ownership and financial figures. Our MCP server connects your assistant to the Handelsregister API.
Connect your assistant
- Open Connectors in Claude and add a custom connector.
-
Enter this server URL and add the connector:
https://mcp.handelsregister.ai/mcp - Connect with your handelsregister.ai account, then enable the connector in your chat via “+” → “Connectors”.
- In ChatGPT on the web, open Settings → Apps and create a custom app. Developer mode must be enabled for your account.
-
Use “handelsregister” as the name, OAuth for authentication and this server URL:
https://mcp.handelsregister.ai/mcp - Sign in with your handelsregister.ai account, create the app and select it from the tools menu in your chat.
Run once in your terminal:
Terminal
claude mcp add --transport http handelsregister https://mcp.handelsregister.ai/mcp \
--header "X-API-Key: YOUR_API_KEY"Replace YOUR_API_KEY with your handelsregister.ai API key.
Add this MCP server as a tool in your application:
Python
from openai import OpenAI
client = OpenAI()
response = client.responses.create(
model="gpt-6-astra",
input="Show me the directors, shareholders and latest available financial figures for MailStore Software GmbH. Include fiscal years and sources.\n\nentity_id: cdb4f71c1aba2659d075fbc352b83608",
tools=[{
"type": "mcp",
"server_label": "handelsregister",
"server_url": "https://mcp.handelsregister.ai/mcp",
"headers": {"X-API-Key": "YOUR_API_KEY"},
"require_approval": "never",
}],
)
print(response.output_text)Replace YOUR_API_KEY with your handelsregister.ai API key.
Add this configuration to your MCP client:
JSON
{
"mcpServers": {
"handelsregister": {
"url": "https://mcp.handelsregister.ai/mcp",
"headers": { "X-API-Key": "YOUR_API_KEY" }
}
}
}Replace YOUR_API_KEY with your handelsregister.ai API key.
Ask about this company
Once connected, ask your assistant this question:
Show me the directors, shareholders and latest available financial figures for MailStore Software GmbH. Include fiscal years and sources.
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