Visualisierung einer datengetriebenen B2B-Leadliste mit qualifizierten Zielunternehmen und Filterkriterien

B2B-Leadliste erstellen: In 7 Schritten zur qualifizierten Zielkundenliste (mit Handelsregisterdaten)

6 Min. Lesezeit

Eine gute B2B-Leadliste ist kein Zufallsprodukt, sondern das Ergebnis klarer Kriterien, sauberer Daten und intelligenter Priorisierung. In diesem Guide lernst du Schritt für Schritt, wie du mit Handelsregisterdaten eine qualifizierte, skalierbare und dauerhaft aktuelle Zielkundenliste für den deutschen Markt aufbaust.

B2B-Leadliste erstellen: In 7 Schritten zur qualifizierten Zielkundenliste (mit Handelsregisterdaten)

Eine gute B2B-Leadliste ist kein „Adresshaufen“. Sie ist eine priorisierte, saubere und aktuelle Zielkundenliste, mit der Vertrieb und Marketing schneller die richtigen Accounts finden – und weniger Zeit mit Recherche, Dubletten und falschen Firmendaten verlieren.

In diesem Guide zeige ich dir einen praxiserprobten Prozess, wie du eine qualifizierte B2B-Leadliste für Deutschland aufbaust – datengetrieben, skalierbar und so, dass du sie später automatisiert aktuell halten kannst.

Was ist eine B2B-Leadliste – und warum scheitern viele daran?

Eine B2B-Leadliste ist eine strukturierte Sammlung von Unternehmen (Accounts) – optional inkl. relevanter Entscheiderrollen – die zu deinem Ideal Customer Profile (ICP) passen.

Warum viele Leadlisten im Alltag nicht funktionieren:

  • Unklare Kriterien („DACH, Mittelstand, irgendwas mit IT“)
  • Keine Priorisierung (alle Leads sind gleich wichtig)
  • Datenlücken (Branche, Umsatz, Mitarbeiter, Rechtsform fehlen)
  • Stammdaten-Chaos (Dubletten, veraltete Adressen, falsche Firmendamen)
  • Keine Aktualisierung (einmal erstellt, dann veraltet)

Die Lösung ist ein Prozess, der Leadliste = Datenmodell + Filterlogik + Qualitätsregeln + Update-Mechanik versteht.

Schritt 1: Definiere dein Ideal Customer Profile (ICP) als messbare Kriterien

Wenn du eine B2B-Leadliste erstellen willst, brauchst du messbare Filter. Bewährt hat sich diese ICP-Struktur:

1) Firmografische Kriterien (Muss-Felder)

  • Branche (z. B. über WZ-Code)
  • Standort (PLZ/Ort oder Radius um einen Punkt)
  • Unternehmensgröße (Mitarbeiter / Größenklasse)
  • Rechtsform (z. B. GmbH, AG)
  • Status (aktiv vs. gelöscht/inaktiv)
  • Gründungs-/Eintragungsdatum (z. B. „ab 2019“)

2) Finanzielle Kriterien (Nice-to-have, aber extrem wertvoll)

  • Umsatz (min./max.)
  • Gewinn/EBIT
  • Eigenkapitalquote / Verschuldungsgrad
  • Bilanzsumme

3) Ausschlusskriterien (damit du Streuverluste reduzierst)

  • Bestimmte Branchen/WZ-Codes
  • Zu kleine/zu große Firmen
  • Regionen, die du nicht bedienst
  • Inaktive Unternehmen

Pro-Tipp: Schreib dein ICP als „Filter-Satz“ auf, nicht als Text.

Beispiel (kurz):

„Aktive GmbHs, WZ 62.xx, Umkreis 50 km um München, 10–200 MA, Umsatz > 2 Mio., Eintragung ab 2018.“

Schritt 2: Lege fest, ob deine Liste „Account-first“ oder „Contact-first“ ist

Du hast zwei Varianten:

A) Account-first (empfohlen für ABM, Outbound, Partnerschaften)

  • Ziel ist das Unternehmen
  • Du ergänzt später Rollen/Entscheider (z. B. GF/Vorstand/Owner)

B) Contact-first (typisch für Kampagnenlisten)

  • Ziel ist eine konkrete Person
  • Risiko: hohe Datenfluktuation, mehr Pflegeaufwand

Für nachhaltige Pipeline ist Account-first meist effizienter: erst die richtigen Firmen, dann die passenden Kontakte/Personen.

Schritt 3: Baue deine Leadliste auf „verlässlichen“ Datenpunkten auf

In Deutschland entstehen viele Datenprobleme, weil Listen aus heterogenen Quellen zusammenkopiert werden.

Ein stabilerer Ansatz ist:

  • Nutze offizielle Registerinformationen als Basis (Identität, Rechtsform, Registerdaten, Status).
  • Ergänze danach um „vertriebsnahe“ Attribute (Website, Keywords, Produkte, News, Finanzkennzahlen).

So bekommst du eine Leadliste, die sich später automatisiert validieren und aktualisieren lässt.

Schritt 4: Erstelle die Firmenliste mit Filtern (ohne Excel-Basteln)

Wenn du eine B2B-Leadliste erstellen willst, ist der Hebel nicht „mehr Daten“, sondern bessere Filter.

Mit handelsregister.ai kannst du Firmen u. a. nach folgenden Kriterien eingrenzen:

  • Registrierung/Gründungszeitraum, Rechtsform, Registerart, Registergericht, Status
  • Standort (PLZ, Ort, Radius/Umkreis)
  • Branche über WZ (z. B. WZ2025)
  • Unternehmensgröße (Größenklassen, Mitarbeiter)
  • Finanzkennzahlen (z. B. Umsatz, Eigenkapitalquote, Bilanzsumme, Gewinn/EBIT)

Praktisches Vorgehen (UI)

  1. Öffne Firma Suchen im Playground
  2. Setze deine ICP-Filter (Branche, Region, Größe, Finanzen)
  3. Exportiere oder übernimm die Treffer in deinen Workflow

Praktisches Vorgehen (Workflow/Automation)

Wenn du die Liste später regelmäßig neu ziehen willst, ist ein API-/Workflow-Ansatz sinnvoll (z. B. über n8n oder eigene Skripte). Einstieg:

Schritt 5: Vervollständige deine Leadliste (Enrichment) – aber gezielt

Die häufigste Enrichment-Falle: „Alles anreichern, was geht.“

Besser: Ergänze nur Daten, die du tatsächlich nutzt – z. B.:

  • Website / Domain (für Routing, Segmentierung, Matching)
  • Entscheiderrollen (GF/Vorstand/Inhaber)
  • Branche (WZ) + Subsegment
  • Mitarbeiter & Umsatz (für Pricing-Fit)
  • Finanzlage (Eigenkapitalquote, Verschuldungsgrad – je nach Produkt)
  • Relevante Ereignisse (z. B. Änderungen, Publikationen, Insolvenz-Hinweise – je nach Use Case)

Ohne Code: CSV-Enrichment

Wenn du bereits eine Liste (CSV) hast, nutze den CSV-Enricher

Das ist besonders praktisch, wenn du aus Kampagnen, Events oder CRM-Exports startest und erst danach „sauber“ machen willst.

Schritt 6: Scoring & Priorisierung – mach aus deiner Liste eine Pipeline-Maschine

Eine Leadliste wird erst wertvoll, wenn du sie priorisierst.

Ein einfaches Scoring-Beispiel:

  • Branche passt (WZ): +20
  • Mitarbeiter 20–200: +15
  • Umsatz > 2 Mio.: +15
  • Standort in Kernregion: +10
  • Neu eingetragen in den letzten 3 Jahren: +5
  • Eigenkapitalquote > 25%: +10
  • Ausschlusskriterium trifft zu: -999 (raus)

Wenn du tiefer einsteigen willst:

Schritt 7: Halte die Leadliste aktuell – mit minimalem Aufwand

Die beste Leadliste ist wertlos, wenn sie 3 Monate später veraltet ist.

Ein Update-Setup, das in der Praxis funktioniert:

  • Monatlich: Liste neu generieren (ICP-Filter erneut ausführen)
  • Wöchentlich: Änderungen/Events monitoren (je nach Prozess)
  • Täglich (optional): nur bei stark regulierten oder risikoreichen Workflows

Wenn dein CRM „Single Source of Truth“ sein soll, lohnt sich ein automatisiertes Update (z. B. Workflow → CRM Update), damit Adressen, Firmennamen und Status nicht auseinanderlaufen.

Häufige Fragen (FAQ)

Wie groß sollte eine B2B-Leadliste sein?

So klein wie möglich, so groß wie nötig. Starte lieber mit 200–1.000 sehr passenden Firmen statt mit 10.000 „Vielleicht“-Accounts.

Welche Spalten sind „Must-have“?

Mindestens: Firmenname, eindeutige ID/Identifier, Standort, Branche, Status. Wenn du priorisieren willst: Mitarbeiter oder Umsatz.

Wie vermeide ich Dubletten?

Nutze eine eindeutige Unternehmens-ID (statt nur Name) und normalisiere Schreibweisen (z. B. GmbH/AG, Leerzeichen, Sonderzeichen). Außerdem: Adresse als Matching-Signal.

Wie oft sollte ich aktualisieren?

Für Vertrieb/Marketing reicht oft monatlich. Für Risiko-/Compliance-Prozesse hängt es von deinem Use Case ab – hier sind häufigere Updates sinnvoll.

Fazit: Eine Leadliste ist ein Prozess – kein einmaliger Export

Wenn du eine B2B-Leadliste erstellen willst, die wirklich Ergebnisse liefert, dann baue sie wie ein System:

  • ICP messbar machen
  • Filtern statt „raten“
  • gezielt anreichern
  • scoren & priorisieren
  • automatisiert aktuell halten

Wenn du das einmal sauber aufsetzt, sparst du dauerhaft Zeit – und erhöhst die Trefferquote im Vertrieb spürbar.

Nächster Schritt: Kostenlos registrieren, testen und die Liste in Minuten aufbauen (500 Credits, keine Kreditkarte erforderlich).