Confirming Letter (Bestätigungsbrief)

Un Confirming Letter, spesso chiamato Bestätigungsbrief, è una lettera ufficiale di un tribunale del registro tedesco, della camera o di un notaio, che conferma a un'autorità straniera che una determinata iscrizione, come l'esistenza di una GmbH, la gestione attuale o lo statuto, è correttamente registrata nel registro commerciale o delle associazioni. Il Bestätigungsbrief serve nel traffico giuridico e commerciale transfrontaliero come ulteriore prova di autenticità quando un semplice estratto del registro non è sufficiente o quando è esplicitamente richiesta un'apostilla o una legalizzazione. In particolare, nelle fondazioni aziendali internazionali, nella conformità bancaria, nelle gare d'appalto o nelle domande di visto, le autorità richiedono spesso un Confirming Letter per verificare l'autenticità dei documenti tedeschi. Il documento viene richiesto direttamente presso il tribunale del registro competente; contiene il numero di protocollo, la data, il timbro ufficiale e la firma. Nel procedimento del registro commerciale puramente tedesco, il termine ha un ruolo marginale, mentre nel registro delle associazioni esiste la cosiddetta annotazione di conferma come equivalente. Attraverso la combinazione di lettera di conferma, traduzione certificata e apostilla, le aziende soddisfano tutti i requisiti formali per un sicuro traffico documentale internazionale.