Confirming Letter (Bestätigungsbrief)

Un Confirming Letter, adesea denumit Bestätigungsbrief, este o scrisoare oficială emisă de o instanță de registru germană, o cameră sau un notar, care confirmă în fața unei autorități străine că o anumită înscriere – cum ar fi existența unei GmbH, conducerea actuală sau statutul – este înregistrată corespunzător în registrul comercial sau de asociații. Bestätigungsbrief servește ca o dovadă suplimentară de autenticitate în traficul juridic și comercial transfrontalier, atunci când un simplu extras de registru nu este suficient sau când se solicită explicit o apostilă sau legalizare. În special în cazul înființării de companii internaționale, conformității bancare, licitațiilor sau cererilor de viză, autoritățile solicită frecvent un Confirming Letter pentru a verifica autenticitatea documentelor germane. Documentul este solicitat direct de la instanța de registru competentă; conține numărul de dosar, data, ștampila oficială și semnătura. În procedura de registru comercial pur germană, termenul joacă un rol minor, în schimb în registrul de asociații există așa-numita mențiune de confirmare ca echivalent. Prin combinarea scrisorii de confirmare, traducerii certificate și apostilei, companiile îndeplinesc toate cerințele formale pentru un trafic internațional de documente sigur.