OPTIMAL SYSTEMS GmbH GmbH

OPTIMAL SYSTEMS GmbH

Berlin

Jahresabschluss zum Geschäftsjahr vom 01.04.2022 bis zum 31.03.2023

Bilanz zum 31. März 2023

Aktiva

Passiva

Gewinn- und Verlustrechnung für die Zeit vom 1. April 2022 bis zum 31. März 2023

Anhang 31.03.2023

Inhaltsverzeichnis

I. Allgemeine Angaben zum Unternehmen

II. Allgemeine Angaben zu Inhalt und Gliederung des Jahresabschlusses

III. Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden

IV. Erläuterungen zur Bilanz

1. Anlagevermögen

2. Forderungen gegen verbundene Unternehmen und Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

4. Rückstellungen

6. Verbindlichkeiten

7. Haftungsverhältnisse

8. Sonstige finanzielle Verpflichtungen

VI. Sonstige Pflichtangaben

I. Allgemeine Angaben zum Unternehmen

Die OPTIMAL SYSTEMS GmbH hat ihren Sitz in Berlin. Sie ist im Handelsregister des Amtsgerichts Charlottenburg unter HR B 38 560 eingetragen

II. Allgemeine Angaben zu Inhalt und Gliederung des Jahresabschlusses

Der Jahresabschluss wurde nach den Vorschriften der §§ 242 ff. HGB unter Beachtung der ergänzenden Bestimmungen für mittelgroße Kapitalgesellschaften (§§ 264 ff. HGB) sowie des GmbHG aufgestellt. Die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung sind entsprechend den Bestimmungen des HGB gemäß §§ 266, 275 HGB gegliedert. Für die Gewinn- und Verlustrechnung wurde das Gesamtkostenverfahren nach § 275 II HGB gewählt.

Größenabhängige Erleichterungen wurden zum Teil in Anspruch genommen.

Der vorliegende Jahresabschluss ist grundsätzlich unter Beibehaltung der für den Vorjahresabschluss angewendeten Gliederungsgrundsätze nach den für mittelgroße Kapitalgesellschaften geltenden Vorschriften des Handelsgesetzbuches aufgestellt (§§265 I 2, 266 ff. HGB).

Der Konzernabschluss der Muttergesellschaft, die den größten Kreis von allen einzubeziehenden Unternehmen, die sie in den Konzernabschluss mit einbezieht, ist die KYOCERA Corporation Ltd., der Konzernabschluss dieser Gesellschaft ist in Kyoto, Japan erhältlich.

Die OPTIMAL SYSTEMS GmbH, Berlin ist das Mutterunternehmen mit dem kleinsten Kreis an einzubeziehenden Unternehmen, die sie in den Konzernabschluss mit einbezieht. Der Konzernabschluss dieser Gesellschaft ist in Berlin erhältlich.

III. Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden

Die Wertansätze in der Bilanz der OPTIMAL SYSTEMS GmbH zum 31.3.2022 wurden unverändert als Bilanzvorträge in neue Rechnung zum 1.4.2022 übernommen.

Die erworbenen immateriellen Vermögensgegenstände wurden linear, bei einer betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer von drei Jahren, abgeschrieben.

Die Nutzungsdauer für den Geschäfts- oder Firmenwert beträgt 15 Jahre. Diese Nutzungsdauer ergibt sich aus der Art und der Bestandsdauer des mit dem Unternehmenserwerb erworbenen Goodwill, der im Wesentlichen aus Kundenstammdaten und Kundenkontakten resultiert. Die mit einem eigenen Aufbau solch qualitativ hochwertiger und quantitativ weitreichender Kundenkontakte verbundenen - alternativ aufzuwendenden - Investitionskosten hätten sich frühestens in diesem Zeitraum amortisiert. Des Weiteren resultiert aus der Menge der erworbenen Kundenstammdaten, verbunden mit der derzeitigen Vertriebsstruktur der Gesellschaft, der Umstand, dass die Bearbeitung dieses Kundenstamms nur sukzessive, gestreckt über einen längeren Zeitraum, erfolgen kann.

Das Sachanlagevermögen wurde zu Anschaffungs- und Herstellungskosten angesetzt und, soweit abnutzbar, um planmäßige Abschreibungen vermindert.

Die planmäßigen Abschreibungen wurden nach der voraussichtlichen Nutzungsdauer der Vermögensgegenstände linear vorgenommen.

Vermögensgegenstände von geringem Wert (bis 250,00 Euro) wurden im Jahr der Anschaffung sofort aufwandswirksam erfasst. Bei Vermögensgegenständen mit Anschaffungskosten von mehr als 250,00 Euro bis zu 1.000,00 Euro unter pauschaler Zugrundelegung einer Nutzungsdauer von 5 Jahren lineare Abschreibungen verrechnet (Sammelposten).

Bei den Finanzanlagen erfolgte der Ansatz für Beteiligungen zu Anschaffungskosten, Anteile an verbundenen Unternehmen zu Anschaffungskosten und Ausleihungen zum Nennwert. Bei voraussichtlich dauernder Wertminderung wird auf den niedrigeren beizulegenden Wert abgeschrieben.

Die Bewertung der unfertigen Leistungen für noch nicht fertig gestellte Projekte erfolgte zu Herstellungskosten entsprechend dem Fertigstellungsgrad der Projekte oder zum niedrigeren beizulegenden Wert. In die Herstellungskosten wurden neben den direkt zurechenbaren Einzelkosten auch Gemeinkosten mit einbezogen. Zinsen für Fremdkapital wurden in diesem Bilanzposten nicht berücksichtigt.

Die Forderungen und sonstigen Vermögensgegenstände wurden grundsätzlich zum Nominalwert unter Beachtung aller erkennbaren Risiken angesetzt. Entsprechende Einzel- und Pauschalwertberichtigungen wurden von den Forderungen aus Lieferungen und Leistungen abgesetzt. Übrige Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände werden bei Wertminderung auf den niedrigeren beizulegenden Wert abgeschrieben.

Geschäftsvorfälle in fremder Währung wurden zum jeweiligen Tageskurs eingebucht. Forderungen und Verbindlichkeiten in Fremdwährung, deren Restlaufzeit nicht mehr als ein Jahr beträgt, wurden mit dem Euroreferenzkurs am Bilanzstichtag bewertet (§ 256a HGB)

Der Kassenbestand und Guthaben bei Kreditinstituten sind zum Nennwert angesetzt.

Aktive Rechnungsabgrenzungsposten werden angesetzt mit dem Nominalbetrag der in diesem Geschäftsjahr erfolgten Zahlungen, dessen Leistungszeitraum dem folgenden Geschäftsjahr oder Geschäftsjahren zugeordnet ist.

Die Eigenkapitalpositionen sind mit dem Nennbetrag angesetzt.

Die Steuerrückstellungen beinhalten die das Geschäftsjahr und das Vorjahr betreffenden, noch nicht veranlagten Steuern.

Die sonstigen Rückstellungen werden in Höhe des nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung notwendigen Erfüllungsbetrags angesetzt, der erforderlich ist, um zukünftige Zahlungsverpflichtungen abzudecken. Sie berücksichtigen alle erkennbaren Risiken und sonstigen ungewissen Verpflichtungen. Bei Rückstellungen mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr wurde eine Abzinsung auf den Abschlussstichtag vorgenommen und - soweit relevant - künftige Preis- und Kostensteigerungen berücksichtigt. Als Abzinsungssatz wird der der Restlaufzeit der Rückstellung entsprechende durchschnittliche Marktzinssatz der vergangenen sieben Geschäftsjahre verwendet, wie er von der Deutschen Bundesbank monatlich bekannt gegeben wird. Die Rückstellungen mit einer Restlaufzeit von bis zu einem Jahr wurden nicht abgezinst.

Die Verbindlichkeiten sind mit ihrem Erfüllungsbetrag passiviert.

Passive Rechnungsabgrenzungsposten werden gebildet für erhaltene Einnahmen, die in zukünftigen Zeiträumen nach dem Abschlussstichtag zu Umsatzerlösen führen und somit passiv abgegrenzt werden müssen.

Die Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden werden grundsätzlich stetig angewandt. Änderungen bei der Nutzung von Ansatz- und Bewertungswahlrechten werden - soweit einschlägig - bei den relevanten Bilanzpositionen angegeben.

IV. Erläuterungen zur Bilanz

1. Anlagevermögen

Die Aufgliederung und Entwicklung der Anlagenwerte ist aus dem Anlagenspiegel zu entnehmen.

Die Geschäftsjahresabschreibung je Posten der Bilanz ist aus dem Anlagenspiegel zu entnehmen.

Anteilsbesitz gemäß § 285 Nr. 11 HGB:

^* mit der Optimal Systems Vertriebsgesellschaft mbH Hannover besteht seit 1.1.2015 ein Ergebnisabführungsvertrag und eine körperschaftsteuerliche Organschaft
^** mit der Optimal Systems Vertriebsgesellschaft besteht seit 20.01.2023 ein Ergebnisabführungsvertrag und eine umsatzsteuerliche Organschaft

2. Forderungen gegen verbundene Unternehmen und Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

Die Forderungen gegen verbundene Unternehmen entfallen in Höhe von 7.061 TEUR (Vj. 5.293 TEUR) auf Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Diese Forderungen haben in Höhe von 7.008 TEUR eine Restlaufzeit von bis zu einem Jahr, in Höhe von 53 TEUR ist die Laufzeit größer als ein Jahr. Des Weiteren enthalten die Forderungen gegen verbundene Unternehmen Forderungen gegen Gesellschafter aus Cashpooling in Höhe von 8.155 TEUR (Vorjahr: 12.500 TEUR). Weiterhin gibt es Forderungen in Höhe von 7.824 TEUR aus Gewinnabführungsverträgen sowie kurzfristige Darlehensforderungen gegen verbundenen Unternehmen (Vorjahr 8.706 TEUR).

Die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen gegen Endkunden betragen, wie auch im Vorjahr, zum Bilanzstichtag 1.013 TEUR (Vorjahr 941 TEUR) mit einer Restlaufzeit von einem Jahr.

4. Rückstellungen

Der Gesamtbetrag der Sonstigen Rückstellungen beträgt 1.637 TEUR.

Diese setzen sich wie folgt zusammen:

6. Verbindlichkeiten

Die Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen resultieren in Höhe von 9,8 TEUR (Vorjahr: 3,5 TEUR) aus Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, die, wie im Vorjahr, eine Restlaufzeit von einem Jahr haben. Des Weiteren enthalten die Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen Verbindlichkeiten mit einer Restlaufzeit von bis zu einem Jahr aus Cashpooling bilanziert in Höhe von 8.138 TEUR (Vorjahr 10.230 TEUR).

Ferner existiert eine Verbindlichkeit in den sonstigen Verbindlichkeiten mit einer Restlaufzeit von über einem Jahr gegenüber verbundenen Unternehmen in Höhe von 8,7 TEUR (Vorjahr: 8,7 TEUR). Diese besteht aus einer Verbindlichkeit aus einer Mietkaution.

7. Haftungsverhältnisse

Zum Bilanzstichtag bestehen die nachstehenden nicht bilanzierten Haftungsverhältnisse gemäß § 251 HGB:

Mit einer Inanspruchnahme aus den Haftungsverhältnissen ist nicht zu rechnen, da die Zahlungsverpflichtungen durch die Schuldner laufend erfüllt werden. Betreffend die Verbindlichkeiten aus Bürgschaften wurde in Höhe von 150 TEUR eine selbstschuldnerische (Rück-) Bürgschaft zugunsten unserer Gesellschaft abgegeben.

8. Sonstige finanzielle Verpflichtungen

Unsere Gesellschaft ist sonstige finanzielle Verpflichtungen aus Mietverträgen unter zeitlicher Staffelung in folgender Höhe eingegangen:

Ferner hat unsere Gesellschaft sonstige finanzielle Verpflichtungen aus Leasingverträgen von insgesamt ca. 519 TEUR für Betriebs- und Geschäftsausstattung und Fahrzeuge. Der weit überwiegende Teil dieser Verpflichtungen hat eine Restlaufzeit von bis zu einem Jahr. Aufgrund der gegenüber den Mietverpflichtungen deutlich geringeren Gesamtverpflichtung wird hier auf eine weitergehende Aufschlüsselung verzichtet.

Die gesamten finanziellen Verpflichtungen aus diesen Vertragsbeziehungen betragen zum Bilanzstichtag 3.266 TEUR.

V. Erläuterungen zur Gewinn- und Verlustrechnung

Forschungs- und Entwicklungskosten

Im Geschäftsjahr betrugen die gesamten Forschungs- und Entwicklungskosten 5.925 TEUR. Eine Aktivierung erfolgte nicht.

Aufgrund eines Gewinnabführungsvertrags erhaltene Gewinne

Mit der Optimal Systems Vertriebsgesellschaft mbH Hannover besteht seit Februar 2015 eine 100%-ige Finanzbeteiligung, einhergehend mit einem in 2015 abgeschlossenen Ergebnisabführungsvertrag mit dieser Gesellschaft. Aus diesem Ergebnisabführungsvertrag ergibt sich für das Geschäftsjahr per 31.03.2023 eine Ergebnisübernahme aus dieser Gesellschaft per 31.03.2023 in Höhe von 4.264.967,71 Euro.

Ferner besteht seit dem 01.04.2022 eine 100%-ige Finanzbeteiligung, die ebenfalls zu einem Ergebnisabführungsvertrag geführt hat, der am 20.01.2023 abgeschlossen wurde. Für das Geschäftsjahr per 31.03.2023 ergibt sich für diese Gesellschaft eine Ergebnisübernahme in Höhe von 244.884,51 Euro per 31.03.2023.

Erträge aus Beteiligungen

Weiterhin bestehen Beteiligungen an diversen Tochtergesellschaften, mit denen kein Ergebnisabführungsvertrag geschossen wurde. Aus diesen Beteiligungen ergab sich bei der Optimal Systems GmbH, Berlin, zum 31.3.2023 ein zurechenbarer Ertrag in Höhe von 1.328.943,12 Euro.

VI. Sonstige Pflichtangaben

Mitarbeiter

Die durchschnittliche Beschäftigtenzahl betrug im Berichtsjahr 274 Mitarbeiter (nur Angestellte ohne Geschäftsführer). Diese entfielen auf den Bereich Professional Service 101 Mitarbeiter, auf den Bereich Forschung und Entwicklung 78 Mitarbeiter, den Vertrieb 17 Mitarbeiter, den Bereich Marketing 19 Mitarbeiter, den Bereich Finanzen und Administration 14 Mitarbeiter, den Bereich Human Resources 12 Mitarbeiter, ferner waren zwei Chief Operating Officer für die Gesellschaft tätig.

Mitglieder der Geschäftsführung

Alleinvertretungsberechtigter Geschäftsführer war, wie im Vorjahr, Dipl. - Informatiker Gregor Wolf

Weitere laut Satzung vertretungsberechtigte Geschäftsführer ab dem 19.04.2024 sind: Herr Hironori Ando, President, KYOCERA Document Solutions Inc.

Herr Tateki Kuri, Senior General Manager Business Solutions, KYOCERA Document Solutions Inc.

Herr Hirofumi Nishino, Senior General Manager Business Solutions Division, KYOCERA Document Solutions Inc.

Herr Takuya Marubayashi, President KDC Europe, Amsterdam

Herr Christopher Rheidt, CEO, Triumph - Adler GmbH

Mitglieder des Aufsichtsrats (Supervisory Board)

Herr Hironori Ando, President, KYOCERA Document Solutions Inc.

Herr Tateki Kuri, Senior General Manager Business Solutions, KYOCERA Document Solutions Inc.

Herr Yuichi Komori, General Manager European Business Solutions, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

Herr Takuya Marubayashi, President KDC Europe, Amsterdam

Herr Christopher Rheidt, CEO, Triumph - Adler GmbH

Mit Gesellschafterbeschluss vom 26.05.2023 wurde die Satzung der OPTIMAL SYSTEMS GmbH rechtswirksam dahingehend geändert, dass mit Wirkung zum 30.05.2023, dem Tag der Eintragung in das Handelsregister, der bis dahin existierende Aufsichtsrat aufgelöst wurde.

Bezüglich der Gesamtbezüge der Geschäftsführung wurde die Schutzklausel des § 286 IV HGB in Anspruch genommen.

Bezüglich des §285 Nr.3 HGB gab es keine wesentlichen, berichtspflichtigen Vorgänge von finanzieller Bedeutung.

Vorschlag zur Ergebnisverwendung

Die Geschäftsführung schlägt die folgende Ergebnisverwendung vor:

Die Geschäftsführung schlägt vor, den Jahresüberschuss in Höhe von 2.196.074,38 Euro auf neue Rechnung vorzutragen.

Lagebericht für das Geschäftsjahr vom 1. April 2022 bis 31. März 2023

OPTIMAL SYSTEMS GmbH, Berlin

Inhaltsverzeichnis

I. Grundlagen des Unternehmens

1. Geschäftsmodell des Unternehmens

2. Forschung und Entwicklung

II. Wirtschaftsbericht

1. Gesamtwirtschaftliche und branchenbezogene Rahmenbedingungen

2. Geschäftsverlauf sowie Darstellung und Analyse der Lage

3. Finanzielle Leistungsindikatoren

4. Gesamtaussage

III. Zweigniederlassungsbericht

IV. Prognosebericht

V. Chancen- und Risikobericht

1. Risikobericht

2. Chancenbericht

3. Gesamtaussage

I. Grundlagen des Unternehmens

1. Geschäftsmodell des Unternehmens

Die OPTIMAL SYSTEMS GmbH entwickelt seit ihrer Gründung im Jahre 1991 Softwarelösungen im Bereich des ECM - Enterprise Content Management, zunehmend auch in einer Variante davon, dem EIM - Enterprise Information Management und in der Cloud als SaaS (Software as a Service) und PaaS (Platform as a Service). Hierzu gehören insbesondere die Komponenten Dokumentenmanagement, Archivierung, Workflow und Mailmanagement für die Bestandsproduktlinie enaio. Die Entwicklung einer Cloud Plattform, u. a. für das SaaS und PaaS Business im Zusammenhang mit der Entwicklung verschiedener Zweige der Produktlinie yuuvis hat nach den Vorjahren wiederum auch im neuen Geschäftsjahr eine deutlich stärkere Gewichtung in der Gesamtentwicklung erfahren. Zum yuuvis Business gehört nach wie vor auch der Verkauf von Lizenzen, aber deutlich vermehrt die Subscription und SaaS für verschiedene Softwareprodukte der Produktfamilie yuuvis.

Die ECM-Softwarelösungen können branchenübergreifend eingesetzt werden. Ferner ist die Software der OPTIMAL SYSTEMS lösungsorientiert, d. h. es gibt eine Vielzahl von Lösungen, bspw. für Personalakte, Vertragsmanagement, Eingangsrechnungsworkflow oder Patientenakte. Des Weiteren sind Cloud Anwendungen mit alternativen Businessmodellen möglich und werden zunehmend auch umgesetzt. Dieser Bereich wird als SaaS und PaaS mit einer gegenüber den Vorjahren noch deutlich höheren Gewichtung sehr stark ausgebaut.

OPTIMAL SYSTEMS hat neben dem Entwicklungsbereich einen Bereich für Sales und Professional Service. Das Produktmanagement ist organisatorisch in den Bereich der Produktentwicklung eingebettet.

Im Zuge einer organisatorischen Veränderung hat sich unsere Gesellschaft entschlossen, den bisher existierenden Bereich Marketing umzustrukturieren. Hierbei soll erreicht werden, dass mit insgesamt weniger Ausgaben im Personalbereich und einem auch bei den externen Marketingkosten reduziertem Niveau, eine deutlich bessere Ausrichtung auf die Kundengewinnung, einem noch stärker akzentuierten Fokus auf die Unternehmensdarstellung sowie besserer Produktbeschreibung gelingt. Der Marketingbereich wird zukünftig als Abteilung innerhalb des Bereichs Forschung und Entwicklung geführt werden.

Daneben ist die OPTIMAL SYSTEMS GmbH mit Tochtergesellschaften auf dem deutschen Markt vertreten, die als Vertriebsgesellschaften aufgestellt sind und sowohl regional als auch branchenbezogen tätig sind. Auch existieren eine Tochtergesellschaft in Österreich und eine Enkelgesellschaft in der Schweiz.

Mit Kaufvertrag zum 01.04.2022 hat die OPTIMAL SYSTEMS GmbH nunmehr 100% der Anteile an der Optimal Systems Vertriebsgesellschaft mbH Stuttgart, durch Ankauf der vormaligen 49% Minderheitsbeteiligung, erworben.

Ferner existiert eine Niederlassung in Wetzlar/Hessen bei Frankfurt/Main. Diese Niederlassung soll in der wirtschaftlich sehr vielversprechenden Region Frankfurt/Main zukünftig in besonderem Maße zum Wachstum unserer Gesellschaft beitragen.

Unsere im Jahr 2017 gegründete Tochtergesellschaft in Serbien/Belgrad erfüllt nach wie vor die in sie gesetzten Erwartungen hinsichtlich ihrer Aufgabe, Entwicklungsleistungen für beide Produktlinien, insbesondere aber für die Bestandsproduktlinie enaio, zu erbringen.

Ferner gibt es Vertriebspartner, mit denen OPTIMAL SYSTEMS finanziell nicht verbunden ist, die die Softwarelösungen von OPTIMAL SYSTEMS vertreiben.

Eines der wichtigsten finanzpolitischen Ziele und wesentlicher Bestandteil des Geschäftsmodelles des Unternehmens ist es nach wie vor, durch Lizenzverkäufe einen ständig steigenden Wartungsanteil im Umsatzprozess zu generieren, der das Wachstum der OPTIMAL SYSTEMS Unternehmensgruppe maßgeblich unterstützt. An dieser Stelle kann festgehalten werden, dass das im Berichtszeitraum (= Geschäftsjahr 1. April 2022 bis 31. März 2023) wieder gelungen ist. Zukünftig soll jedoch das umsatzseitig subscription-basierte SaaS und PaaS Geschäft im Umsatzmix deutlich stärker gewichtet werden, weil es den wirtschaftlich sehr wichtigen wiederkehrenden Umsatzanteil maßgeblich erhöhen soll.

OPTIMAL SYSTEMS setzt daher in immer stärkerem Maße auf die Vermarktung ihrer neuen Produktlinie mit ihren verschiedenen Produkten, die besonders auch im internationalen Rahmen, hier auch insbesondere über die Vertriebskanäle unserer Muttergesellschaft Kyocera Document Solution Inc. (KDC) vertrieben werden sollen. Diese neue Produktlinie ist aus technischer Sicht nicht vergleichbar mit dem Bestandsprodukt, sodass damit vollkommen neue Käuferschichten mit unterschiedlichsten Anwendungsszenarien weltweit gewonnen werden können.

Die aktuelle Roadmap sieht für diese Produktlinie vor, diese vordergründig als cloudbasierte Applikationen (SaaS) sowie Entwicklungsplattform (Paas) anzubieten.

2. Forschung und Entwicklung

OPTIMAL SYSTEMS hat auch im Berichtszeitraum wieder betragsmäßig erheblich in die Entwicklung der beiden Produktlinien investiert.

Im Berichtszeitraum lagen die Ausgaben und Investitionen für die gesamte Entwicklungsabteilung bei ca. 5.925 TEUR und sind damit gegenüber dem letzten kompletten abgeschlossen Geschäftsjahr 1.4.2021 - 31.3.2022 von 4.663 TEUR um 1.262 TEUR gestiegen. Der Bereich Entwicklung setzt hier insbesondere die Vorgaben des Produktmanagements um und sichert die Weiterentwicklung der Software sowie die Implementierung neuer Technologien.

Diese Summe entspricht ca. 21 % vom Gesamtumsatz und wird mit 78 Mitarbeitern im Jahresdurchschnitt erbracht (ca. 28 % aller Mitarbeiter).

Einen besonderen Schwerpunkt bildet die Weiterentwicklung unserer neuen Produktlinie yuuvis.

Der Bereich Entwicklung ist ferner für die fachgerechte Fertigstellung der jeweils neuen Releases, Service Packs und Versionsfixes, inklusive aller Innovationen innerhalb der einzelnen Produktlinien, verantwortlich.

II. Wirtschaftsbericht

1. Gesamtwirtschaftliche und branchenbezogene Rahmenbedingungen

Mit Beginn des zweiten Quartals 2022 setzte sich bezogen auf den gesamtwirtschaftlichen Rahmen, ein Abschnitt fort, der von einer größeren Unsicherheit für die gesamte Bundesrepublik Deutschland geprägt war. Maßgeblich verantwortlich dafür ist der bis zum heutigen Tage andauernde Angriff bzw. völkerrechtswidrige Angriffskrieg der Russischen Föderation auf die benachbarte Ukraine, der bereits im Februar 2022 begann.

Mit diesem Krieg begann eine Periode von sowohl geopolitischen Verwerfungen, sicherheitspolitischen Unwägbarkeiten und daraus folgend wirtschaftlich schwer kalkulierbarer negativer Rahmenbedingungen. Beispielhaft seien hier zumindest temporäre massive Energiepreiserhöhungen, Inflationsraten von bis zu 11% in einzelnen Monaten und erhebliche Engpässe auf den internationalen Beschaffungsmärkten genannt. Trotz dieser negativen Entwicklungen konnte das Bruttoinlandsprodukt der Bundesrepublik Deutschland im Jahr 2022 preisbereinigt um 1,9% zulegen. Grund dafür war unter anderem der nach der Coronakrise erhebliche Konsumzuwachs der privaten Haushalte, verbunden mit einer nach wie vor niedrigen Arbeitslosigkeit.

Insbesondere durch den in Deutschland sehr starken Mittelstand sind die Beschäftigungszahlen in den vergangenen Jahren in Deutschland sehr stabil; im Berichtsjahr haben 45,6 Millionen Erwerbstätige die gesamte Wirtschaftsleistung in Deutschland erbracht, das waren 1,3% mehr als im Vorjahr oder in Zahlen 589.000 Personen.

Zur weiteren Entwicklung der wirtschaftlichen Lage in Deutschland können wir ausführen, dass für 2023 insgesamt eine leichte Rezession, die insbesondere im 2. Halbjahr 2023 stattfinden soll, vorhergesagt wird.

Wir gehen auch zum jetzigen Zeitpunkt, trotz der im letzten Absatz genannten Einschränkung, mit Blick auf die nächsten Jahre davon aus, dass die ECM-Branche sowie verwandte Branchen und flankierende Märkte auf einem Wachstumskurs bleiben werden, der sehr wahrscheinlich, wie in den Vorjahren, zwischen 4% und 8% für die gesamte Branche liegen wird und auch die OPTIMAL SYSTEMS GmbH miteinschließt. Wir halten unser Business im Vergleich zu vielen anderen Branchen für resilient und stellen erneut fest, dass der Digitalisierungsbedarf, sektorenübergreifend in Deutschland nach wie vor sehr groß ist.

Nach wie vor gibt es trotz dem oben Gesagtem aber in der jetzigen Marktphase zum Teil schon Sättigungstendenzen bzw. Tendenzen eines Verdrängungswettbewerbes und Änderungen von Marktgegebenheiten insgesamt.

Die Ablösung von bestehenden Installationen anderer Anbieter und Systeme ist daher auch im Jahr 2022/23 eine nicht zu unterschätzende Tendenz innerhalb des Marktgeschehens.

Trotzdem sind die Potenziale in allen Geschäfts-, Branchen,- und Umsatzbereichen nach wie vor hoch.

Allgemein lässt sich aus technischer Sicht nach wie vor beobachten, dass bei einer großen Anzahl von Kundenprojekten die Integrationen zu führenden ERP-Systemen, wie z. B. SAP oder Navision eine große Bedeutung haben. OPTIMAL SYSTEMS hat darauf schon vor Jahren mit der Einrichtung eines SAP Competence Centers reagiert, um diesen Anforderungen gerecht zu werden. Auch gibt es nach wie vor die Anforderung unserer Kunden, bestimmte Lösungen unserer Software zu implementieren, bspw. Rechnungseingangslösungen oder Vertragsmanagementlösungen.

Es gibt im technisch hochwertigen Umfeld unverändert drei bis vier Marktteilnehmer, die auf funktionalem Niveau mit enaio verglichen werden können. Yuuvis hingegen stößt auch in Bereiche der Software jenseits von ECM vor und bietet gänzlich neue Chancen im Hinblick auf die technische Abwicklung multipler Problemstellungen.

Damit spielten im Rahmen neuer Technologien, dem allgemeinen Trend zur Digitalisierung ganzer Geschäftsbereiche, Softwareprojekte im Allgemeinen und ECM-Projekte im Besonderen, in der deutschen Wirtschaft weiterhin eine wichtige Rolle. Dies wird auch durch die Rolle der Start-Up Szene und Start-Up Unternehmen innerhalb der Softwarebranche untermauert. Ein Beispiel dafür ist Berlin mit vielfältigen Entwicklungen in diesem Sektor.

Die Investitionsbereitschaft seitens der Kunden ist grundsätzlich, in einer sich in normalen Wachstumspfaden entwickelnden Wirtschaft, nach wie vor vorhanden, aber spürbar im Verlaufe des Jahres zurück gegangen. Wir können davon ausgehen, dass diese sich verlangsamende Investitionsbereitschaft eine Folgewirkung der Ereignisse in der Ukraine sind, mit den negativeren wirtschaftlichen Rahmenbedingungen. Wir konnten beobachten, dass der Trend zur Verschiebung von Erstprojekten anhält und unsere Planungssicherheit tangiert. Trotzdem gibt es weiter eine ausreichende Anzahl an Erstprojekten, von denen wir im abgelaufenen Geschäftsjahr maßgeblich über unsere Tochtergesellschaften profitiert haben.

Fazit ist allerdings trotzdem, wie schon in den Vorjahren, dass die Geschäftsführung auch für die nachfolgenden Wirtschaftsjahre ein überdurchschnittliches Markt- und Wachstumspotential für die Produkte der OPTIMAL SYSTEMS GmbH und die gesamte Branche insgesamt annimmt, speziell für das nächste Wirtschaftsjahr aber weiter tendenziell vorsichtig bleibt, was die weiteren Auswirkungen der Ereignisse in der Ukraine für das Unternehmen bedeuten könnten.

2. Geschäftsverlauf sowie Darstellung und Analyse der Lage

Geschäftsverlauf

Wie bereits in den Vorjahren konnte die OPTIMAL SYSTEMS GmbH auch im Berichtszeitraum ihre Position innerhalb der ECM-Branche festigen und zum Teil weiter ausbauen.

Es ist auch im abgelaufenen Geschäftsjahr gelungen, Neukunden zu gewinnen. Im Berichtszeitraum konnten 111 Neukunden hinzugewonnen werden. Dies ist uns über alle Branchen hinweg zum Teil durch unseren Direktvertrieb, über Tochtergesellschaften und über Partner gelungen.

Die Tochtergesellschaften spielen weiterhin eine in hohem Maße entscheidende Rolle für die Geschäftsentwicklung der OPTIMAL SYSTEMS GmbH. Insgesamt lässt sich feststellen, dass die Situation bei den Tochtergesellschaften hinsichtlich derer Entwicklungen in überwiegendem Maße gut ist. Nach wie vor gehen wir für unsere Tochtergesellschaften von hohen Wachstumsraten in den nächsten Jahren aus.

Der Partnerumsatz konnte gegenüber dem letzten Geschäftsjahr um fast 14% gesteigert werden, was für OPTIMAL SYSTEMS ein sehr gutes Signal ist, da Partnerumsätze sehr wichtig für unsere Wertschöpfungskette sind. Für das neue Geschäftsjahr planen wir erneut mit einer Steigerung von ca. 5% für die für uns sehr wichtigen Lizenzumsätze unserer Partner.

Mit dem Bilanzstichtag 31.03.2023 war die Version enaio 11 technisch fertig gestellt und befand sich in der Testphase. Die wichtigsten Neuerungen dieser Version sind die erweiterte Unterstützung für die Mehrsprachigkeit, modernes Identitätsmanagement, neue Datenübernahme, neues Design im Webclient sowie viele weitere Funktionen.

Im Bereich yuuvis wurden im Berichtszeitraum folgende Produkte freigegeben: yuuvis RAD 8.16 LTS sowie yuuvis RAD 9.0. Ferner wurde yuuvis Momentum Summer 2022, Autumn 2022, Winter 2022 LTS, Spring 2023 freigegeben.

Auch die nächste Versionen 1.1 und 2.0 des Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) wurde im Berichtszeitraum freigegeben. OS hat an der Entwicklung des Produktes maßgeblich mitgewirkt.

Die Versionen haben gegenüber den Vorgängerversionen eine Reihe von wesentlichen Produktverbesserungen zu bieten und enthalten wichtige technologische Neuerungen.

Der Ausbau der yuuvis Momentum-Software als Technologieplattform wird zukünftig mit einem völlig neuen Businessmodell eine entscheidende Rolle spielen und Schwerpunkt der Geschäftsentwicklung sein.

An unserer Aussage zur Leistungsfähigkeit unserer Entwicklungsabteilung, nach dem vor wenigen Jahren erfolgten Wechsel zu einer agilen Organisationseinheit, die mit der Scrum Methode sehr erfolgreich operiert, hat sich auch im Berichtszeitraum nichts Wesentliches geändert.

Die auch in diesem Geschäftsjahr getätigten, noch einmal gegenüber dem Vorjahr um gut 946 TEUR höheren Investitionen bei den Personalkosten im Bereich Professional Services, werden auch zukünftig Grundlage für erfolgreiche Implementierungsprojekte sein sowie die Anwendung neuer Technologien und Services sein. Grund für die Investitionen ist der weitere angestrebte starke Ausbau neuer Servicearten, wie z. B. Cloudservices, Managed Service, Betriebsführung sowie SaaS.

Darstellung und Analyse der Lage

a) Ertragslage und Geschäftsergebnis

Die Umsatzerlöse insgesamt haben sich im Vergleich zum Vorjahreszeitraum 1.4.2021 - 31.3.2022 mit einem Anstieg um ca. 757 TEUR entwickelt, damit haben wir die Gesamtumsatzerlöse gegenüber der Planung allerdings deutlich verfehlt, maßgeblich aufgrund eines erheblich schlechteren Abschneidens bei den Lizenzumsätzen.

Demgegenüber haben sich die Wartungsumsätze gegenüber der Planung sehr positiv entwickelt.

Im Bereich der Wartungen hat sich gegenüber dem letzten Geschäftsjahr eine wiederum erhebliche Erhöhung von ca. 1.545 TEUR ergeben und damit deutlich über die im Vorjahr erzielte Steigerung hinaus geht. Im Bereich der Dienstleistungen gab es eine Umsatzsteigerung von 283 TEUR. Die Lizenzumsätze sind gegenüber dem letzten abgeschlossenen Wirtschaftsjahr um 1.790 TEUR zurück gegangen, was vor allem an der Verschiebung von Projekten gelegen hat. Die Umsatzerlöse in den Bereichen SaaS/subscription sind um insgesamt 306 TEUR gegenüber dem Vorjahr angestiegen.Im Bereich der Fremddienstleistungen betrug der Anstieg 319 TEUR, bei den Sonstigen Erlösen waren es 94 TEUR.

Insgesamt haben sich die Umsatzerlöse von im Vorjahr verbuchten 27.038 mio Euro auf knapp 27.8 mio Euro erhöht.

Die nachfolgende Übersicht zeigt in verkürzter Form die wesentlichen Kennziffern zur Ertragslage (Vorjahr: Geschäftsjahr vom 1.4.2021-31.3.2022):

^* EBIT besteht aus Ergebnis vor Steuern und Zinsen bereinigt um Erträge aus Beteiligungen und Gewinnabführungen.

Der Wareneinsatz inklusive der Fremddienstleistungen ist im Vergleich zum letzten abgeschlossenen Wirtschaftsjahr um 528 TEUR wiederum moderat angestiegen, Grund dafür ist vor allem ein Anstieg der Fremddienstleistungen aufgrund von zusätzlichen Scanaufträgen bei unserem Kunden degewo. Das Rohergebnis (bestehend aus Umsatzerlösen, Bestandsveränderung und Materialaufwand) ist aufgrund des Umsatzanstiegs und des nur moderat erhöhten Wareneinsatzes um ca. 293 TEUR gestiegen.

Die sonstigen betrieblichen Erträge sind gegenüber dem Vorjahr (394 TEUR) auf 534 TEUR angestiegen. In den sonstigen betrieblichen Erträgen sind u.a. 146 TEUR aus Sachbezügen für die PKW-Nutzung enthalten.

Bei den Aufwendungen insgesamt, bestehend aus Personalkostenaufwendungen und sonstigen betrieblichen Aufwendungen, gibt es insgesamt eine Erhöhung um ca. 3.303 TEUR gegenüber dem kompletten vorherigen Geschäftsjahr 1.04.2021 - 31.3.2022. Grund hierfür sind vor allen Dingen Erhöhungen der Personalkosten um ca. 2.931 TEUR, die im Wesentlichen auf Gehaltserhöhungen, Personalkostenüberhängen aus Einstellungen innerhalb des letzten Wirtschaftsjahres, der Einstellung neuer Mitarbeiter, einem Inflationsbonus für die Mitarbeiter sowie aus Rückstellungen für Abfindungen, im Zusammenhang mit der Neujustierung der Marketingabteilung, resultieren. Bei den sonstigen betrieblichen Aufwendungen gab es in diesem Jahr eine Erhöhung von ca. 372 TEUR.

Bei den Mietaufwendungen für Büroräume ergab sich eine Erhöhung um 42 TEUR, was u.a. auf allgemeine Mietpreissteigerungen in unseren Verträgen durch Indexierung zurückzuführen ist.

Im Marketingbereich sind die Kosten gegenüber dem Vorjahr auf einem deutlich niedrigeren Niveau, hier konnten gegenüber dem Vorjahr 229 TEUR gespart werden. Relativ deutlich erhöht haben sich in diesem Jahr die Reisekosten der Arbeitnehmer durch die wieder deutlich stärker aufgenommene Reisetätigkeit der Arbeitnehmer, hier betrug die Erhöhung 53 TEUR.

Die Sonstigen Kosten haben sich im Berichtszeitraum nur moderat um 47 TEUR erhöht.

Auch bei den Reparaturen verzeichnen wir eine Erhöhung, hier um 364 TEUR, wohingegen die Fahrzeugkosten eine nur moderate Steigerung um 66 TEUR aufweisen.

Das Finanzergebnis, bestehend aus Erträgen aus Beteiligungen und Gewinnabführungsverträge, ist im Vergleich zum letzten Geschäftsjahr um ca. 357 TEUR gesunken. Hierin enthalten sind u. a. die von unseren Tochtergesellschaften in Hannover und Stuttgart übernommenen Ergebnisse i. H. v. ca. 4.510 TEUR, sowie die Beteiligungserträge der Tochtergesellschaften München und Konstanz i. H. v. insgesamt 1.329 TEUR.

Der im Geschäftsjahr erzielte Jahresüberschuss in Höhe von 2.196 TEUR ist gegenüber dem Stand zum 31.3.2022 in Höhe von 4.668 TEUR um 2.472 TEUR spürbar abgesunken.

b) Vermögens- und Finanzlage

Unsere Gesellschaft weist unverändert eine sehr solide Vermögens- und Finanzlage auf.

Mit sowohl langfristig für das jeweilige Geschäftsjahr aufgestellten GuV- und Cash-Flow Planungen sowie mit dem kurzfristigen tagesaktuellen Finanzstatus haben wir jederzeit Einblick in die aktuelle Finanzsituation.

Ferner können wir kurzfristige Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sowie Verbindlichkeiten dieser Art tagesaktuell überblicken und entsprechend reagieren. Bei den Forderungen aus Lieferungen und Leistungen tun wir dies bspw. mit unserem Mahnwesen, was uns die fristgerechte Bezahlung unserer Forderungen sichert. Das Mahnwesen ist im Verlaufe des Geschäftsjahres in die Zuständigkeit des Vertriebsinnendienstes übergegangen, wird aber nach wie vor intensiv von der Finanzabteilung prozessual begleitet.

Die Eigenkapitalquote hat sich gegenüber dem Vorjahr (35%) zum Ende des Berichtszeitraumes erneut erhöht, zum Bilanzstichtag waren es 40%.

Die Bilanzsumme ist mit 36.179 TEUR auf einem um 840 TEUR höheren Niveau gegenüber dem 31. März 2022. Die Veränderung ist also in diesem Berichtsjahr gegenüber dem letzten abgeschlossenen Berichtsjahr marginal.

Die Anlagenintensität hat sich mit 22 % gegenüber dem Vorjahr um 6 %-Punkte erhöht. Hauptgrund dafür ist der Ankauf der Minderheitenanteile von der Gesellschaft in Stuttgart i.h.v. 2.300 TEUR. Der Ankauf fand am 01.04.2022 statt.

Da Liquiditätsgrade für OPTIMAL SYSTEMS im Grunde genommen nur eine sehr eingeschränkte Rolle spielen aufgrund der extrem starken Liquiditätssituation der letzten Jahre und wir ferner durch unsere japanische Muttergesellschaft einen verhältnismäßig problemlosenZugang zu potentiell zusätzlicher Liquidität erhalten können, verzichten wir auf die entsprechende Darstellung.

Stattdessen ist es uns wichtig, das Verhältnis zwischen der Höhe der Forderungen insgesamt sowie der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen jeweils zur Bilanzsumme aufzuzeigen, da Forderungen eine herausgehobene Rolle spielen im Bilanzbild der OPTIMAL SYSTEMS.

Der Anteil der gesamten Forderungen und Sonstigen Vermögensgegenstände an der Bilanzsumme hat sich gegenüber dem Vorjahr von 77% auf 67% vermindert. Bei den Forderungen aus Lieferungen und Leistungen ist der Anteil von 3% im letzten Jahr auf 3,8% in diesem Jahr fast auf dem gleichen Niveau und ist damit etwas gestiegen.

Ersatzinvestitionen vor allem in Computertechnik, Serversysteme etc. wurden in der Vergangenheit u. a. mit Hilfe von Leasingverträgen vorgenommen, fallweise allerdings auch erworben. Auch nach der Zinsende im Juli 2022, bei der auch unsere Gesellschaft im Finanzierungsbereich deutlich höheren Zinsen ausgesetzt ist, bleiben wir bei unserer Entscheidung, Anlagevermögen durch Direkterwerbe zu finanzieren. Diese Entscheidung wird uns betriebswirtschaftlich in eine deutlich bessere Lage versetzen, als wenn wir dieses Anlagevermögen durch Leasingverträge finanzieren würden. Im Vergleich zum Marktniveau kostengünstigere Darlehen stünden im Bedarfsfalle allerdings auch zur Verfügung, ausgegeben durch unsere japanische Muttergesellschaft.

Darlehensverbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten sind mit dem Bilanzstichtag zum 31.03.2023 nicht mehr vorhanden. Grund dafür ist die auch in diesem Jahr sehr gute Ertragslage der OS group im abgelaufenen Geschäftsjahr, die zum großen Teil in Form von Liquidität über unser Cashpoolingsystem in die OPTIMAL SYSTEMS GmbH Muttergesellschaft übertragen wird.

3. Finanzielle Leistungsindikatoren

Für uns als OPTIMAL SYSTEMS ist es wie für die meisten Unternehmen in allen Branchen auch unerlässlich, das EBIT als den wichtigsten Indikator für den Unternehmenserfolg heranzuziehen.

Das EBIT (Earnings before Interest and Taxes bereinigt um Erträge aus Beteiligungen und Gewinnabführungen) ist im Geschäftsjahr gegenüber dem Vorjahreszeitraum zum 31.3.2022 um 2.918 TEUR auf -2.843 TEUR gesunken. Die Berechnungen spiegeln die Entwicklung ohne Sondereffekte aus beispielsweise Erträgen von Beteiligungen wider. Allerdings sei auch an dieser Stelle auf die Bedeutung von Einmaleffekten wie Zahlungen bzw. Rückstellungen aufgrund der Umstrukturierung des Marketingbereichs in Höhe von 321 TEUR hingewiesen. Ferner haben wir unseren Mitarbeitern einen Inflationsausgleichsbonus in Höhe von 215 TEUR gezahlt.

Weiterhin ermitteln wir anhand einer Kapitalflussrechnung (indirekt) den Cash-Flow unseres Unternehmens. Der Cash-Flow aus der laufenden Geschäftstätigkeit liegt bei 199 TEUR und ist somit höher als im Vorjahr. Insgesamt (mit der Investitions- und Finanzierungstätigkeit) liegt der Cash-Flow um ca. 3.004 TEUR über dem entsprechenden Vorjahreswert und beträgt insgesamt 1.232 TEUR.

4. Gesamtaussage

Unsere Vermögens-, Finanz- und Ertragslage schätzen wir als gut ein.

Unsere Umsatz- und Ergebnisentwicklung schätzen wir als zufriedenstellend ein. Sie lag in diesem Jahr allerdings unter unseren Erwartungen, konnte aber im Wesentlichen durch gleichbleibend hohe Beteiligungserträge kompensiert werden.

Unser Finanzmanagement ist darauf ausgerichtet Verbindlichkeiten stets innerhalb der Zahlungsfrist zu begleichen und Forderungen innerhalb der Zahlungsziele zu vereinnahmen. Wir konnten im Berichtszeitraum bei vielen Lieferverbindlichkeiten durch kurzfristige Zahlungen Skontoabzüge realisieren.

III. Zweigniederlassungsbericht

Die Gesellschaft unterhält weiterhin neben der Zentrale in Berlin eine Niederlassung in Leipzig, die als SAP Competence Center fungiert.

Ferner wurde im Laufe des Jahres 2019 eine weitere Niederlassung in Wetzlar/Hessen gegründet, um die Absatzchancen in dieser Region zu nutzen. Im Laufe des abgelaufenen Wirtschaftsjahres hat diese Niederlassung weiter Bestand, konnte allerdings zunächst keine weiteren Neukunden gewinnen.

Insgesamt beschäftigten wir außerhalb Berlins 15 Mitarbeiter zum Bilanzstichtag.

IV. Prognosebericht

Wesentliche Änderungen der Geschäftspolitik für die Bestandproduktlinie enaio sind nicht geplant.

Allerdings planen wir weiterhin die Änderung des Geschäftsmodells für die neue Produktfamilie yuuvis, die als cloudbasierte Lösung als SaaS Produkt im Wege der Subscription und auch als SaaS, Umsätze in zukünftigen Jahren generieren wird. Im nachfolgenden Geschäftsjahr konnte bereits eine nochmalige Ausweitung dieser neuen Geschäftsmodelle erzeugt werden.

Die schon in den Vorjahren erwähnte Entwicklungsmethode Scrum wird nach wie vor beibehalten und hat die Organisationsentwicklung in unserem Unternehmen weiter vorangebracht.

Im Verlaufe des Jahres 2023/24 wird es sehr wahrscheinlich weitere erhebliche Investitionen im Bereich yuuvis geben, sowohl personell als auch im Bereich Marketing sowie an den entscheidenden Schnittstellen zu unserer Muttergesellschaft KDC. Diese sind nach jetzigem Stand wie vor darauf ausgerichtet, die neue Produktlinie insbesondere im internationalen Umfeld zu etablieren und die Vertriebskanäle unserer japanischen Muttergesellschaft zu nutzen.

In unserer Planung für das nächste Geschäftsjahr, gehen wir wiederum gegenüber dem abgelaufenen Geschäftsjahr, von einer Steigerung des Umsatzes aus, die bei ca. 3.8 Mio. Euro liegen soll und damit sehr deutlich ausfallen würde. Aufgrund der weiterhin erheblichen personellen Investitionen in das neue Produkt yuuvis gehen wir nach den Erfahrungen des abgelaufenen Geschäftsjahres von einem EBIT i.H.v. nur noch -518 TEUR aus, im Vergleich zum abgelaufenen Geschäftsjahr per 31.3.2023 wäre das aber eine erhebliche Steigerung. Die Umsatzrendite würde bei einem solchen Ergebnis aber stark steigen. Der Cash-Flow aus laufender Geschäftstätigkeit wird bei ca. -4,5 Mio. Euro liegen, der aber durch Cashpooling Transfers aus Tochtergesellschaften kompensiert werden wird.

Zum jetzigen Zeitpunkt ist aber davon auszugehen, dass wir die in der Planung prognostizierten Umsatzsteigerungen sowie das geplante EBIT nicht erreichen werden und in beiden Kategorien schlechter abschneiden werden.

Trotzdem wird für den Geschäftsverlauf des Jahres 2023/2024 mitentscheidend sein, inwiefern die prognostizierte Steigerung der Wartungserlöse aus Softwareverkäufen eintritt. Diese wird aller Voraussicht nach ca. 1.049 TEUR Euro betragen und würde damit erheblich zum Erfolg Jahres 2023/24 beitragen und OPTIMAL SYSTEMS als einen der führenden Hersteller von ECM-Software weiter etablieren.

Insgesamt sehen wir auch für das nächste Jahr erhebliche Chancen, unsere Marktanteile mit unseren Bestandsprodukten weiter auszubauen, neue Kundenschichten durch den Vertrieb unserer neuen Produktlinie zu gewinnen und insgesamt wirtschaftlich noch erfolgreicher zu operieren.

V. Chancen- und Risikobericht

1. Risikobericht

Branchenspezifische Risiken

Wir gehen davon aus, dass es in Deutschland grundsätzlich nach wie vor ein relativ stabiles Umfeld hinsichtlich der Investitionsbedingungen/-bereitschaft der mittelständischen Unternehmen für 2023/24 geben wird. Die Rahmenbedingungen hinsichtlich der Notwendigkeit, Rückstände bei der Digitalisierung in der deutschen Wirtschaft insgesamt aufzuholen, wird auch im nächsten Jahr ein wichtiges Thema bleiben. Das ist in besonderem Maße für den öffentlichen Sektor der Fall.

Das Kriegsgeschehen in der Ukraine hat aus Sicht einer Risikobetrachtung unserer Einschätzung nach, eine fortgesetzt erhebliche Bedeutung. Es ist nach wie vor durchaus denkbar, dass sich aufgrund der wirtschaftlichen Nebeneffekte dieses Krieges negative Auswirkungen auch für unser Unternehmen in den nächsten ein bis zwei zeigen können.

Denkbar sind hier ausbleibende oder zumindest spürbare zeitlich verschobene Investitionen in notwendige Digitalisierungen, die auch unser Unternehmen innerhalb dieses Zeitraums treffen können. Dieses Geschehen konnten wir im abgelaufenen Geschäftsjahr bereits beobachten. Ferner ist durch das aktuelle Inflationsgeschehen, das zwar momentan unter den Steigerungsraten des Vorjahres liegt, eine ungeplante Kostensteigerung im nächsten Jahr vorstellbar, die unser Unternehmen Profitabilität kosten könnte.

Wir gehen trotzdem davon aus, dass eine ausbleibende Investitionsbereitschaft der von uns als Neukunden adressierten Unternehmen nur temporär und punktuell, in den nächsten ein bis zwei Jahren auftreten wird.

Im Zuge der Krise in der Ukraine ist es bereits zu deutlichen gesamtwirtschaftlichen Problemen gekommen, die sich offenbar derzeit fortsetzen und auch zeitweise, zumindest noch im nächsten Jahr, auf unser Unternehmen durchschlagen könnten. Diese Einschätzung fußt unter anderem, auf die für das insbesondere für das 2. Halbjahr 2023, vorhergesagte Rezession in ganz Deutschland in Bezug auf die Gesamtwirtschaft. Die weitere Entwicklung bleibt abzuwarten.

Aktuelle Prognosen der Bundesregierung, vieler Wirtschaftsinstitute, hier insbesondere des ifo-Instituts, sowie internationaler Behörden prognostizieren für die Wirtschaftsentwicklung im Jahr 2023 eine Abnahme der Wirtschaftsleistung (Bruttoinlandsprodukt) in Deutschland um 0,4%. Allerdings wird für das Jahr 2023 auch eine Inflationsrate von fast 5,4% prognostiziert, nach 8,4% im Vorjahr. Wir haben es insofern für die Bundesrepublik Deutschland mit einer Rezession zu tun.

Ausgehend davon kann man die Prognosen für die Softwarebranche sicher immer noch vorsichtig optimistisch bewerten, auch da es in der deutschen Wirtschaft insgesamt immer noch erhebliche Rückstände bei der Digitalisierung gibt. Hier spielt ferner auch die Tatsache hinein, dass die Softwarebranche weltweit, sicher weiter in den nächsten zwei bis drei Jahren zu den am stärksten wachsenden Wirtschaftszweigen gehört. Das vorausgesagte Wachstum der Softwarebranche insgesamt soll weltweit 9,3% betragen.

Ferner muss man - wie bereits in den Vorjahren - mögliche Umorientierungen in der ECM-Branche bei der Wahl des Geschäftsmodells berücksichtigen, die unmittelbar Einfluss auf unser Unternehmen haben könnten. Dies wäre bspw. bei einer Änderung des Geschäftsmodells im Cloudumfeld auf Subscriptions Basis der Fall.

Risikomanagement

Unsere Gesellschaft hat seit vielen Jahren ein Risikomanagement entwickelt, um den herkömmlichen Risiken zu begegnen. Hierzu gehören u.a. die Durchführung einer Jahresplanung, der sich daran anschließende Soll-IST Vergleich sowie das Mahnwesen, um die wichtigsten finanzwirtschaftlichen Risiken zu beschreiben.

Ferner gibt es hinsichtlich verschiedener Marktrisiken Vorkehrungen, die sicher stellen, dass sich insbesondere in Bezug auf allgemeine marktrelevante Softwareentwicklungen, Kundenverhalten und Anforderungen keinerlei Rückstände in unserem Unternehmen ergeben.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang ebenfalls die Sicherstellung eines gut funktionierenden Recruitingprozesses für neue Mitarbeiter, was wir u.a. mit einer eigenen Recruitingabteilung garantieren. Zunehmend arbeiten wir auf diesem Gebiet auch mit externen Personaldienstleistern zusammen, um die für OPTIMAL SYSTEMS passenden Mitarbeiter zu finden.

Diverse Versicherungen, die weit über das normale Maß hin Risiken abdecken, runden das von uns eingesetzte Risikomanagement ab.

Ertragsorientierte Risiken

Der Verkauf unserer Softwarelösungen gibt Unternehmen nachgewiesenermaßen die Chance, das unternehmensseitig angereicherte Wissen und die vorhandenen Dokumente auf sehr effiziente Art und Weise zu speichern und zu verwalten. Damit verbunden sind Kostenvorteile in zum Teil erheblichen Ausmaßen, die diesen Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Durch die positive Entwicklung unseres Unternehmens in den letzten Jahren treffen wir bei Ausschreibungen und Wettbewerbssituationen in dem von uns gegenüber früheren Zeiträumen adressierten höherwertigen Kundensegment immer wieder im Durchschnitt auf sehr wenige Wettbewerber. Hierbei wird es nach wie vor entscheidend sein, wie wir uns gegenüber diesen Wettbewerbern technologisch, preislich und im Vertriebsprozess zunehmend durchsetzen können.

Hierbei wird entscheidend sein, Vorsprünge und Vorteile technologischer Art, die wir insbesondere nach wie vor in unserer neuen Produktlinie erkennen können, in wirtschaftliches Ertragspotenzial umzusetzen, bevor diese Vorsprünge und Vorteile von Wettbewerbern aufgeholt werden. Dieses Risiko besteht durchaus, kann aber von uns nicht quantifiziert werden.

Die Tatsache allerdings, dass wir immer noch einen Wachstumsmarkt, u. a. durch die Etablierung neuer Geschäftsmodelle, adressieren und deutliche Erhöhungen der Wartungserlöse in den nächsten Jahren verzeichnen können, federt dieses Risiko aber zurzeit noch sehr deutlich ab.

Die regionale Markterschließung und der daran anschließende Vertrieb erfolgen in wesentlichem Umfang über Tochtergesellschaften. Durch dieses Konzept tragen die Tochtergesellschaften die Kosten der Markterschließung und profitieren später vom Markterfolg. Anlaufkosten haben bei einzelnen Tochtergesellschaften zu Verlusten geführt, die das Eigenkapital der betreffenden Tochtergesellschaften aufbrauchen. Die Tochtergesellschaften werden von uns durch Kontokorrent- und Warenkredite finanziert. Sollte es den betreffenden Tochtergesellschaften - abweichend von unseren Erwartungen - nicht gelingen, die Anlaufkosten durch zukünftige Gewinne auszugleichen, wären unsere Kredite ausfallgefährdet. Ein solches Szenario würde bei uns zu Ertrags- und Liquiditätsausfällen führen.

Auch im Hinblick auf die ertragsorientierten Risiken müssen wir allerdings, als Einordnung zu den Absätzen oben, auf die Verwerfungen aufgrund des Krieges in der Ukraine Bezug nehmen. Kurzfristig, möglicherweise sogar mittelfristig, kann es hier durchaus zu Umsatzeinbrüchen kommen, die uns betreffen und Auswirkungen auf unsere Ertragskraft und Liquidität haben können, da wir auch Kunden in Branchen haben, die aufgrund der negativen wirtschaftlichen Begleiterscheinungen des Kriegsgeschehens bei uns in Deutschland wirtschaftlich deutlich angespannter da stehen. Negative Folgewirkungen wären hier beispielsweise verzögerte Zahlungsintervalle, Verschiebung von Bestandsprojekten oder im schlimmsten Fall sogar Insolvenzen.

Finanzwirtschaftliche Risiken

Aufgrund der Eigenkapital- und Liquiditätssituation unseres Unternehmens sind Liquiditätsrisiken derzeit nicht erkennbar. Kreditlinien stehen uns über unsere Muttergesellschaft Kyocera Document Solutions (KDC) in ausreichendem Maße zur Verfügung, auf klassische Kreditlinien deutscher Banken brauchen wir nicht mehr zurückgreifen. Momentan ist das Finanzierungsvolumen durch diese Kreditlinien allerdings weiter nur temporär und eingeschränkt notwendig, da wir auch für 2023/24 in weiten Teilen mit einer Situation kalkulieren, in denen wir diese Linien nicht benötigen.

Trotz dieser Einschätzung weisen wir im Zusammenhang mit dem Kriegsgeschehen in der Ukraine darauf hin, dass Forderungsausfälle als Liquiditätsrisiko und Ertragsausfälle über Umsatzeinbußen in den nächsten zwei bis drei Jahren auftreten können. Allerdings gehen wir im Vergleich zu vielen anderen Branchen zunächst von substanziell schwächeren Auswirkungen aus.

Währungsrisiken bestehen zukünftig in eingeschränktem Maße im Zusammenhang mit der Marktentwicklung in den USA, in denen OPTIMAL SYSTEMS in US-Dollar fakturieren und bezahlen wird. Ansonsten gibt es keinerlei Währungsrisiken aufgrund internationaler Beauftragungen in Euro, respektive aufgrund von Geschäften im Euro Raum.

Die Liquiditätslage ist gut und aus der Planung für das Folgejahr resultieren keinerlei erkennbare Liquiditätsengpässe.

Die Geschäftsleitung sieht darüber hinaus keinerlei Risiken, die über das übliche Maß vergleichbarer Unternehmen hinausgehen.

2. Chancenbericht

Wir sind uns sicher, dass sich uns aufgrund der in der jüngeren Vergangenheit und insbesondere auch im Berichtszeitraum getroffenen Entscheidungen, beispielsweise zur Investition in den internationalen Bereich, insgesamt eine Vielzahl von Möglichkeiten bieten werden, unseren Gesamtumsatz und damit unseren Marktanteil zu steigern.

Besondere Bedeutung hat dabei unsere neue Produktlinie, die wir als Technologieplattform mit unterschiedlichsten Anwendungsszenarien, mit einem grundsätzlich geänderten Geschäftsmodell, vorwiegend im internationalen Bereich vermarkten wollen. Dieses bietet dafür erhebliche Chancen.

Auch unser Bestandsprodukt wird mit verbesserten Funktionalitäten weiterhin ein großes Potenzial haben, sehr erfolgreich im Markt platziert zu werden.

Aus vertrieblicher Sicht spielen für OPTIMAL SYSTEMS die Tochtergesellschaften eine besondere Rolle, auch hier erwarten wir bei der überwiegenden Anzahl der Gesellschaften noch erhebliche Potenziale. Wir halten eine weitere Gewinnung von signifikanten Marktanteilen auch in den Folgejahren für weiterhin möglich, insbesondere auch indirekt über unsere Tochtergesellschaften.

Insbesondere glauben wir, dass sich im Jahr 2023/24 für unser Unternehmen erhebliche und in der jüngeren Vergangenheit nicht vorhandene Chancen ergeben werden, auch mit Hilfe von Synergieeffekten im Produktbereich yuuvis durch unsere Muttergesellschaft KDC.

Grundsätzlich halten wir die Bereitschaft in der deutschen Wirtschaft, neue Geschäftsmodelle, bspw. im Bereich SaaS/subscription auszuprobieren, für erheblich gestiegen, im Gegensatz zu den Vorjahren.

Wir glauben auch an Chancen im Zusammenhang mit einer noch moderneren Präsentation unseres Unternehmens über diverse Multimediakanäle und der zunehmenden Vernetzung der deutschen Wirtschaft in diesem Umfeld. Durch geschickte Präsentationen und die Sichtbarmachung von Potentialen auf diesen bislang eher unkonventionellen Wegen können unseres Erachtens erhebliche Chancen auf weitere Geschäftsfelder entstehen. Insbesondere die Start-Up Szene ist ein Bereich, der für Signale aus diesem virtuellen Umfeld sehr empfänglich ist, unsere Produkte aus der yuuvis Produktlinie passen perfekt zu diesen besonderen Unternehmen.

Auch im internationalen Umfeld streben wir über die Umsatz - und Vertriebskanäle unserer japanischen Muttergesellschaft KDC, eine erhebliche Ausweitung unseres Geschäftes im Bereich der Produktfamilie yuuvis an. Wir gehen davon aus, dass wir die international etablierten Vertriebskanäle der KDC in deutlich steigendem Maße nutzen werden und so zu internationalen Vertriebserfolgen kommen werden.

3. Gesamtaussage

OPTIMAL SYSTEMS wird im ECM-Markt wie in der Vergangenheit auch in der Zukunft eine wichtige Rolle spielen.

Der ECM Markt ist momentan, wie bereits in den Vorjahren, gekennzeichnet durch eine Reihe von technologischen und marktrelevanten Risiken aufgrund des härteren Wettbewerbs, insbesondere im preislich höheren Kundensegment, aber noch mehr durch Chancen, relevante Neukundenaufträge zu gewinnen und das Geschäft mit Bestandskunden weiter auszuweiten.

Entwicklung des Anlagevermögens in der Zeit vom 1. April 2022 bis 31. März 2023

BESTÄTIGUNGSVERMERK DES UNABHÄNGIGEN ABSCHLUSSPRÜFERS

An die OPTIMAL SYSTEMS GmbH, Berlin

Prüfungsurteile

Wir haben den Jahresabschluss der OPTIMAL SYSTEMS GmbH, Berlin, - bestehend aus der Bilanz zum 31. März 2023 und der Gewinn- und Verlustrechnung für das Geschäftsjahr vom 1. April 2022 bis zum 31. März 2023 sowie dem Anhang, einschließlich der Darstellung der Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden - geprüft. Darüber hinaus haben wir den Lagebericht der OPTIMAL SYSTEMS GmbH für das Geschäftsjahr vom 1. April 2022 bis zum 31. März 2023 geprüft.

Nach unserer Beurteilung aufgrund der bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnisse

Gemäß § 322 Abs. 3 Satz 1 HGB erklären wir, dass unsere Prüfung zu keinen Einwendungen gegen die Ordnungsmäßigkeit des Jahresabschlusses und des Lageberichts geführt hat.

Grundlage für die Prüfungsurteile

Wir haben unsere Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts in Übereinstimmung mit § 317 HGB unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung durchgeführt. Unsere Verantwortung nach diesen Vorschriften und Grundsätzen ist im Abschnitt "Verantwortung des Abschlussprüfers für die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts" unseres Bestätigungsvermerks weitergehend beschrieben. Wir sind von dem Unternehmen unabhängig in Übereinstimmung mit den deutschen handelsrechtlichen und berufsrechtlichen Vorschriften und haben unsere sonstigen deutschen Berufspflichten in Übereinstimmung mit diesen Anforderungen erfüllt. Wir sind der Auffassung, dass die von uns erlangten Prüfungsnachweise ausreichend und geeignet sind, um als Grundlage für unsere Prüfungsurteile zum Jahresabschluss und zum Lagebericht zu dienen.

Verantwortung der gesetzlichen Vertreter für den Jahresabschluss und den Lagebericht

Die gesetzlichen Vertreter sind verantwortlich für die Aufstellung des Jahresabschlusses, der den deutschen handelsrechtlichen Vorschriften in allen wesentlichen Belangen entspricht, und dafür, dass der Jahresabschluss unter Beachtung der deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gesellschaft vermittelt. Ferner sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich für die internen Kontrollen, die sie in Übereinstimmung mit den deutschen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung als notwendig bestimmt haben, um die Aufstellung eines Jahresabschlusses zu ermöglichen, der frei von wesentlichen falschen Darstellungen aufgrund von dolosen Handlungen (d.h. Manipulationen der Rechnungslegung und Vermögensschädigungen) oder Irrtümern ist.

Bei der Aufstellung des Jahresabschlusses sind die gesetzlichen Vertreter dafür verantwortlich, die Fähigkeit der Gesellschaft zur Fortführung der Unternehmenstätigkeit zu beurteilen. Des Weiteren haben sie die Verantwortung, Sachverhalte in Zusammenhang mit der Fortführung der Unternehmenstätigkeit, sofern einschlägig, anzugeben. Darüber hinaus sind sie dafür verantwortlich, auf der Grundlage des Rechnungslegungsgrundsatzes der Fortführung der Unternehmenstätigkeit zu bilanzieren, sofern dem nicht tatsächliche oder rechtliche Gegebenheiten entgegenstehen.

Außerdem sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich für die Aufstellung des Lageberichts, der insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gesellschaft vermittelt sowie in allen wesentlichen Belangen mit dem Jahresabschluss in Einklang steht, den deutschen gesetzlichen Vorschriften entspricht und die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend darstellt. Ferner sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich für die Vorkehrungen und Maßnahmen (Systeme), die sie als notwendig erachtet haben, um die Aufstellung eines Lageberichts in Übereinstimmung mit den anzuwendenden deutschen gesetzlichen Vorschriften zu ermöglichen, und um ausreichende geeignete Nachweise für die Aussagen im Lagebericht erbringen zu können.

Verantwortung des Abschlussprüfers für die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts

Unsere Zielsetzung ist, hinreichende Sicherheit darüber zu erlangen, ob der Jahresabschluss als Ganzes frei von wesentlichen falschen Darstellungen aufgrund von dolosen Handlungen oder Irrtümern ist, und ob der Lagebericht insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gesellschaft vermittelt sowie in allen wesentlichen Belangen mit dem Jahresabschluss sowie mit den bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnissen in Einklang steht, den deutschen gesetzlichen Vorschriften entspricht und die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend darstellt, sowie einen Bestätigungsvermerk zu erteilen, der unsere Prüfungsurteile zum Jahresabschluss und zum Lagebericht beinhaltet.

Hinreichende Sicherheit ist ein hohes Maß an Sicherheit, aber keine Garantie dafür, dass eine in Übereinstimmung mit § 317 HGB unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung durchgeführte Prüfung eine wesentliche falsche Darstellung stets aufdeckt. Falsche Darstellungen können aus dolosen Handlungen oder Irrtümern resultieren und werden als wesentlich angesehen, wenn vernünftigerweise erwartet werden könnte, dass sie einzeln oder insgesamt die auf der Grundlage dieses Jahresabschlusses und Lageberichts getroffenen wirtschaftlichen Entscheidungen von Adressaten beeinflussen.

Während der Prüfung üben wir pflichtgemäßes Ermessen aus und bewahren eine kritische Grundhaltung. Darüber hinaus

Wir erörtern mit den für die Überwachung Verantwortlichen unter anderem den geplanten Umfang und die Zeitplanung der Prüfung sowie bedeutsame Prüfungsfeststellungen, einschließlich etwaiger bedeutsamer Mängel im internen Kontrollsystem, die wir während unserer Prüfung feststellen.