Confirming Letter (Bestätigungsbrief)

Un Confirming Letter, souvent appelé Bestätigungsbrief, est une lettre officielle d'un tribunal d'enregistrement allemand, d'une chambre ou d'un notaire, qui confirme à une autorité étrangère qu'une certaine inscription – telle que l'existence d'une GmbH, la direction actuelle ou les statuts – est correctement enregistrée au registre du commerce ou des associations. Le Bestätigungsbrief sert de preuve d'authenticité supplémentaire dans les transactions juridiques et commerciales transfrontalières lorsque l'extrait de registre simple ne suffit pas ou lorsqu'une apostille ou une légalisation est explicitement requise. Les autorités exigent souvent un Confirming Letter pour vérifier l'authenticité des documents allemands, notamment lors de créations d'entreprises internationales, de conformité bancaire, d'appels d'offres ou de demandes de visa. Le document est demandé directement auprès du tribunal d'enregistrement compétent; il contient un numéro de dossier, une date, un sceau officiel et une signature. Dans la procédure du registre du commerce purement allemande, le terme joue un rôle mineur, tandis que dans le registre des associations, il existe l'équivalent appelé Bestätigungsvermerk. En combinant la lettre de confirmation, la traduction certifiée et l'apostille, les entreprises répondent à toutes les exigences formelles pour un échange sécurisé de documents internationaux.